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ホテルのシフトの組み方｜予約の繁閑に合わせる4つの手順と自動作成の使いどころ

繁忙日に限って人が足りず、閑散日には人が余っている。団体予約や急なキャンセルが入るたびに、シフトを組み直している。これまでのシフト表を参考に何とか形にはしているものの、何を基準に、どの順番で組めばよいのか自信が持てない。フロント・客室・レストランの責任者として、そんな悩みはないでしょうか。

この記事では、シフト作成の経験が浅い部門責任者の方に向けて、ホテルのシフトを何から決めればよいかという出発点から、繁閑差に強いシフトの組み方の手順、早番・遅番・ナイトの回し方、兼務・応援の組み込み方、予約が変わったときの対応、そして自動作成の使いどころまでを、実際に組む順番どおりに整理します。

1. 出発点は「日ごとの必要人数」を先に決めること

シフト作りに慣れていないうちにやりがちなのが、「まずAさんを早番、Bさんを遅番に…」と、人から埋めていくやり方です。過去のシフト表を参考に組んでいても、結果的にこの形になりがちです。この方法だと、手が空いている人を並べた結果として人数が決まるため、繁忙日が手薄になり、閑散日に人が余ることが起こりがちです。前者は接客品質の低下に、後者は人件費のムダにつながります。

そこで最初にやるべきなのが、予約状況をもとに日ごと・ポジションごとの必要人数を決めることです。毎日細かく計算する必要はありません。繁忙日・通常日・閑散日のように数段階に分け、段階ごとの人数をあらかじめ決めておくと、毎月の作業が楽になります。

日の区分（例）	目安の考え方（例）	フロント早番	フロント遅番	ナイト
閑散日	平日で稼働が低い日	4名	4名	3名
通常日	平日の標準的な日	4名	5名	3名
繁忙日	週末・連休・団体チェックインがある日	5名	6名	4名

人数は施設の規模や客室数によって変わるので、上の表はあくまで例です。基準を決めた経験がなくても心配はいりません。直近数か月のシフト表と予約状況を並べ、「うまく回った日は何名だったか」「足りなかった日は何名だったか」を振り返ると、自部門の基準が見えてきます。迷ったら、現場のベテランスタッフに「この日は何名いれば回るか」を聞くのも近道です。宴会や団体が入る日は、区分とは別に「料飲を2名追加」のような上乗せルールを決めておくと判断がぶれません。

2. 繁閑差に強いシフトを組む4つの手順

必要人数が決まったら、次の順番で組んでいきます。慣れていないうちは順番が前後しがちですが、この順番を守るだけで、組み直しの回数が大きく減ります。

手順①：日ごとの必要人数を当てはめる

月のカレンダーに予約状況を見ながら「閑散・通常・繁忙」を割り当て、各日の必要人数を書き込みます。これがシフトの「枠」になります。

手順②：ナイトなど負担の大きい枠から固定する

ナイトフロントのように、入れる人が限られ、その後の明け・休みまで決まってしまう枠を最初に埋めます。後回しにすると、日中の配置を組み終えたあとでナイトに入れる人がいない、という手戻りが起きます。

手順③：スキルの高い人を各日に散らす

外国語対応ができる人、トラブル対応に慣れたベテラン、料飲ならバーテンダーなど、スキルの高い人が特定の日に集中しないよう、各日に分散させます。新人が多い日にベテランを1名置く、といった組み合わせもここで考えます。

手順④：最後に希望を入れて調整する

希望休や勤務時間の希望を反映し、残った枠を埋めます。希望が重なって全員分は通せない場合も、①〜③で骨格ができていれば、どこを動かせばよいかが見えやすくなります。

3. フロントの早番・遅番・ナイトの回し方

フロントの勤務の回し方には、一般に次のような定石があります。過去のシフト表に「なぜこの並びなのか」と思う箇所があれば、多くはこの定石に沿ったものです。

• ナイトの後は「明け → 休み」を続ける：「明け」はナイト勤務を終えて退勤する日のことです。夜勤明けの翌日にすぐ勤務を入れると疲れが抜けず、ミスや体調不良につながります
• 遅番の翌日に早番を入れない：遅番のあとに早番が続くと、勤務と勤務の間の休息が短くなります。「遅番 → 遅番」「早番 → 遅番」の流れにするのが基本です。終業から次の始業までに一定の休息を確保する「勤務間インターバル」は、2019年4月から事業主の努力義務とされています
• ナイトの回数を公平にする：ナイトは負担が大きい勤務です。特定の人に偏ると不満や離職の原因になるため、月ごとの回数をそろえます
• ナイトには経験者を必ず1名：夜間は少人数で緊急対応まで担うため、経験の浅い人だけにならないようにします

休憩時間は労働基準法で、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上とされています。ナイトのような長い勤務では、休憩や仮眠の時間帯もシフトに組み込んでおきましょう。最新の基準は厚生労働省の情報をご確認ください。

出典：労働基準法 第34条（休憩）（e-Gov法令検索）／勤務間インターバル（厚生労働省「勤務間インターバル制度とは」）

4. 兼務・応援をうまく組み込む方法

フロントと料飲、レストランと宴会など、複数の部門に入れるスタッフがいると、繁閑差を吸収しやすくなります。うまく組み込むコツは次の3つです。

• 「誰がどこに入れるか」を一覧にする：スタッフごとに、入れる部門・ポジションと、その習熟度を書き出します。記憶だけで管理していると、応援を頼めるのが特定の人に偏ります。他部門の責任者にも確認して一覧にしておくと、頼める相手の幅が広がります
• 応援の優先順位を決めておく：「料飲が足りない日はフロントの兼務スタッフから回す」「ただしフロントの必要人数を下回らない範囲で」のように、どこから人を借りるかを先に決めておきます
• 部門をまたいで同時に見る：兼務スタッフを各部門の責任者が別々に予定に入れると、二重に配置されることがあります。兼務スタッフだけでも、部門をまたいだ一覧で確認するようにします

5. 急なキャンセル・団体予約で人数が変わったときの対応

ホテルでは、シフトを公開したあとに団体予約が入ったり、大口のキャンセルが出たりすることが珍しくありません。こうしたときは、シフト全体を組み直さず、影響する日の前後だけを作り直すのが基本です。

• 影響する日を特定する：どの日の、どのポジションの人数が変わるのかを確認します
• その日の区分を変える：「通常日 → 繁忙日」のように、手順①で決めた区分を変えれば、必要人数が自動的に決まります
• 前後の並びを崩さない：人を追加・削減するときも、ナイトの後の明け・休みや、遅番の翌日の早番禁止といったルールを守ります
• 変更はすぐに共有する：変わった人に確実に伝わるよう、変更の連絡と確認の流れを決めておきます

手作業だと、1日を直したことで前後の勤務の並びが崩れ、結局数日分を組み直すことになりがちです。特に慣れていないうちは、直した箇所が定石に反していても気づきにくいものです。予約の変動が大きい施設ほど、この「一部だけ作り直す」作業の効率が、責任者の負担を大きく左右します。

6. 手作業の限界と、シフト自動作成の使いどころ

ここまでの手順は手作業でも実践できます。ただ、必要人数・労働時間と休日・スキル・ナイトの並び・兼務・公平性・希望の7つを同時に満たそうとすると、1か所を直すと別の場所が崩れる、という組み直しが避けられません。シフトの作り方を3つに分けると、違いは次のとおりです。

	Excel（手作業＋関数）	勤怠管理システム	シフト自動作成
得意なこと	自由に書き込める・費用がかからない	希望の収集・共有、人数の過不足チェック	条件同士のぶつかりを解くこと
条件の扱い	人が頭の中で確認	主に人数と時間帯	日ごとの必要人数・ナイトの並び・スキル・兼務・希望休などを同時に扱う
条件がぶつかったとき	人が組み直す	人が組み直す	システムが全体を見て組み直す

Excelや勤怠管理システムは記録・共有にはとても便利ですが、「誰をどこに置くか」の組み合わせは人に任されています。この組み合わせを引き受けるのがシフト自動作成で、次の3ステップで動きます。

ステップ1：条件を「ルール」として登録する

この記事で紹介した「繁忙日はフロント遅番6名」「ナイトの後は明け・休み」「遅番の翌日は早番にしない」「各日に外国語対応ができる人を1名以上」などを、ルールとして登録します。必ず守るものと、できるだけ守るもの（希望休など）に分けて優先度をつけます。

ステップ2：すべてのルールを満たす組み合わせを計算する

全員分・1か月分の組み合わせをまとめて計算し、登録したルールをできるだけ多く満たす案を作ります。手順②〜④を、ぶつかりを解きながら一度に行うイメージです。

ステップ3：人が確認し、微調整する

出てきた案を責任者が確認し、必要なところだけ手で直します。責任者の仕事は「ゼロから組む」から「確認して仕上げる」に変わります。経験が浅いうちは、ルールを満たした案を土台にして確認から始められるため、定石を覚えながら組めるのも利点です。

自動作成を活かすカギは、セクション1で決めた日ごとの必要人数の基準です。基準があれば、予約状況をもとに各日の区分を決め、それを条件として繁閑に合わせたシフトが組めます。予約が変わったときに、影響する範囲だけを作り直せるかどうかも、ツール選びの大事なポイントです。

Shiftmationの場合

Shiftmation（シフトメーション）は、宿泊業をはじめ、24時間運営で条件が複雑な現場向けに作られたシフト自動作成サービスです。

• 部門の条件をルールとして登録：日ごとの必要人数・ナイトの回数と並び・スキル・希望休などを登録し、全員分を同時に満たすシフトを自動で作成します
• 月の途中で一部だけ作り直せる：団体予約や急な欠員が出たときも、シフト全体を組み直さずに、必要な部分だけを再作成できます
• 専任担当が初期設定をサポート：シフトのルールを頭の中から取り出し、言葉にし、優先順位をつけ、初めて使うシステムに正しく設定する——ここが導入で最も重要で、最も難しいところです。Shiftmationでは「わからないことがあればサポートします」ではなく、シフト作成者お一人ずつに専任担当が付き、オンラインMTGで伴走しながらすべて一緒に作り込みます。正しく初期設定できるだけでなく操作にも慣れていただけるので、使い続けられる状態で運用を始められます

スタッフからのシフト変更の申請と、責任者の承認の流れを仕組みにすることもできます。自ホテルの条件で自動作成できるか知りたい方は、資料をダウンロード（無料）してご確認ください。

まとめ

よくある質問（FAQ）

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