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小売店のシフトの組み方と自動作成｜穴が空かない順番と混む時間帯のコツ

毎月、アルバイトとパートの希望を集めてシフトを組んでいる。希望をできるだけ通したいのに、組み終わってみると土日の夕方だけ人が足りない。レジができる人がいない時間帯があることに、直前になって気づく——そんな経験はないでしょうか。

シフトの穴は、店長の努力不足で起きるわけではありません。多くの場合、組む順番に原因があります。この記事では、小売店・飲食店・アパレル・ドラッグストアの店長・副店長の方に向けて、穴の空かないシフトの組み方と、混む時間帯の人手不足を防ぐコツ、そして手作業の限界を自動作成でどう補うかを整理します。

1. シフトの穴は「希望を集めてから埋める」順番で起きる

多くの店舗では、シフトを次の順番で作っています。

1. アルバイト・パートから希望を集める
2. 希望どおりにシフト表へ書き込む
3. 足りないところを探して、誰かにお願いする

この順番だと、希望が集まりやすい平日の昼は人が余り、希望が少ない土日の夕方や閉店間際に穴が残ります。しかも穴に気づくのは、全員分を書き込み終わった最後の段階です。そこから埋めようとすると、頼みやすい人に出勤が集中し、その人の不満がたまっていきます。

また、希望どおりに並べると、スキルの偏りにも気づきにくくなります。人数は足りていても、レジができる人が1人しかいない、発注ができる人がいない、キッチンに入れる人がいない、という時間帯が生まれます。

順番を変えるだけで、この問題の多くは防げます。

2. 最初に決める：曜日・時間帯ごとの必要人数とスキル要件

希望を集める前に、まず「どの時間帯に何人必要か」「そのうち誰ができる必要があるか」を決めます。例として、次のような表を作ります（飲食店なら「レジ」を「キッチン」「ホール」に置き換えてください）。

時間帯（例）	平日の必要人数	土日の必要人数	スキル要件（例）
開店〜11時	2名	3名	開店作業ができる人1名、発注日は発注ができる人1名
11〜17時	3名	5名	レジができる人2名以上
17〜20時	4名	5名	レジができる人3名以上
20時〜閉店	2名	3名	閉店作業ができる人1名

ポイントは3つです。

• 時間帯は客数の波で区切る：レジの混み具合やランチ・ディナーなど来店の多い時間帯をもとに、3〜5つに分けるのが扱いやすい目安です
• スキルは「最低何人」で書く：「レジができる人が2名以上」のように書くと、人数とスキルを同時に確かめられます
• 一度作れば毎月使える：季節の売り出しやセール、キャンペーンの時期だけ人数を足せば、翌月以降も使い回せます

あわせて、スタッフごとに「レジ」「発注」「開店・閉店」（飲食店なら「キッチン」「ホール」も）ができるかを一覧にしておくと、次の組む作業がぐっと楽になります。

3. 穴の空かない組む順番：動かしにくい枠から埋める

必要人数とスキル要件が決まったら、希望をその枠に当てはめていきます。順番は「動かしにくいものから」です。

① 開店・閉店の担当を置く

開店・閉店は任せられる人が限られるため、最初に置きます。ここを後回しにすると、最後に「閉店できる人がいない日」が見つかり、組み直しになります。

② スキルが必要な枠を埋める

次に、発注日の発注担当と、混む時間帯のレジやキッチンの担当を置きます。できる人が少ないスキルほど先に置くのがコツです。

③ 混む時間帯（土日・夕方）を埋める

希望が集まりにくい土日と夕方を、ここで埋めます。まだ枠に余裕があるうちに置くので、特定の人に頼り切らずに済みます。

④ 残りの時間帯に希望を当てはめる

最後に、平日の昼など比較的埋まりやすい時間帯に、残りの希望を当てはめます。

休憩の取り方も、この段階で確認しておきましょう。一般に労働基準法では、6時間を超える勤務で45分以上、8時間を超える勤務で1時間以上の休憩が必要とされています。最新の基準は厚生労働省の情報をご確認ください。

出典：厚生労働省「休憩時間は法律で決まっていますか。」

4. 土日・夕方の出勤回数を、人ごとに均す

混む時間帯の人手不足は、1か月だけでなく、毎月続く問題です。解決のカギは、土日や夕方の出勤回数を人ごとに均す運用です。

• 「土日の出勤は月○回まで」「夕方の出勤は週○回まで」のように、人ごとの目安を決めて事前に伝える
• 前月に土日が多かった人は、今月は少なめにする
• 土日に入れる人が少ない場合は、「月に1〜2回は土日に入る」をお願いの目安にする

同じ人ばかりが土日に入っていると、その人の負担が増え、急な欠勤や退職につながりやすくなります。回数を均すと「自分ばかり」という不満が減り、結果として欠員も起きにくくなります。

5. 急な欠勤への備え方

どれだけ丁寧に組んでも、体調不良などによる急な欠勤は起きます。事前に次の備えをしておくと、当日の穴埋めが楽になります。

• 代わりに入れる人を事前に決めておく：混む時間帯ごとに「呼べば来られる可能性がある人」を1〜2名メモしておく
• スキルごとの代わりを把握する：レジ担当が休んだら誰が入れるか、発注担当が休んだら誰が代われるかを一覧にしておく
• 変更の連絡方法を決める：シフト変更の申し出と承認の手順を決めておくと、口頭のやりとりによる行き違いが減る

ここでも、セクション2で作ったスキルの一覧が役に立ちます。

6. 手作業の限界：Excel・勤怠管理システム・シフト自動作成

ここまでの組み方は、慣れれば手作業でもできます。ただ、毎月「希望の集計」と「必要人数・スキル・回数の突合」を全員分くり返すのは、スタッフが増えるほど大変になります。シフトを作る方法は、大きく分けて3つあります。

	Excel（手作業＋関数）	勤怠管理システム	シフト自動作成
作り方	人が1マスずつ埋める	スタッフの希望を集め、人が空き枠を埋める	条件を満たす組み合わせをシステムが計算する
得意なこと	自由に書き込める・費用がかからない	希望の収集・共有、人数の過不足チェック	条件同士のぶつかりを解くこと
条件の扱い	人が頭の中で確認	主に人数と時間帯	時間帯ごとの必要人数・レジや発注のスキル・土日の回数・希望などを同時に扱う
条件がぶつかったとき	人が組み直す	人が組み直す	システムが全体を見て組み直す

勤怠管理システムを使えば、希望の集計はかなり楽になります。ただし、どのスタッフをどの時間帯に置くかという「組み合わせ」は、店長に任されたままです。セクション3の順番で組む作業そのものを引き受けるのが、シフト自動作成です。

7. シフト自動作成は、どうやってシフトを組むのか

自動作成は、店長がシフトを組むときの頭の中を、次の3つのステップに置き換えています。

ステップ1：条件を「ルール」として登録する

「17〜20時はレジができる人3名以上」「閉店には閉店作業ができる人を1名」「土日の出勤は月○回まで」など、この記事で整理した条件をルールとして登録します。ルールには、必ず守るもの（必要人数・開店・閉店の担当など）と、できるだけ守るもの（希望の反映・出勤回数の公平さなど）があり、優先度をつけて登録するのが一般的です。

ステップ2：すべてのルールを満たす組み合わせを計算する

人は1マスずつ埋めて、ぶつかったら戻って直す、をくり返します。自動作成は、全員分・1か月分の組み合わせをまとめて計算し、登録したルールをできるだけ多く満たす案を探します。「ここを直すとあちらが崩れる」という連鎖を、全体を見ながら解いていくのが人との一番の違いです。

ステップ3：人が確認し、微調整する

出てきた案を店長が確認し、必要なところだけ手で直します。店長の仕事は「ゼロから組む」から「出てきた案を確認し、仕上げる」に変わります。スタッフ一人ひとりの事情を知る店長の判断は、この最後のステップに残ります。

セクション2の必要人数表とスキル一覧は、そのままステップ1の材料になります。手作業で組む場合も、自動作成を使う場合も、最初にやるべきことは同じです。

Shiftmationの場合

Shiftmation（シフトメーション）は、スキルや資格の考慮、スタッフ間の相性など、条件が複雑な現場向けに作られたシフト自動作成サービスです。

• 条件をルールとして登録し、全員分を同時に作成：時間帯ごとの必要人数・スキル・希望・勤務回数などを満たすシフトを自動で作成します
• 急な欠勤や変更にも対応：月の途中で欠員が出たときは一部だけを作り直せます。シフト変更の申請・承認もシステム上で行えます
• 専任担当が初期設定をサポート：シフトのルールを頭の中から取り出し、言葉にし、優先順位をつけ、初めて使うシステムに正しく設定する——ここが導入で最も重要で、最も難しいところです。Shiftmationでは「わからないことがあればサポートします」ではなく、シフト作成者お一人ずつに専任担当が付き、オンラインMTGで伴走しながらすべて一緒に作り込みます。正しく初期設定できるだけでなく操作にも慣れていただけるので、使い続けられる状態で運用を始められます

自店舗の条件で自動作成できるか知りたい方は、資料をダウンロード（無料）してご確認ください。

まとめ

よくある質問（FAQ）

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