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小売のシフト自動作成とは？店長の負担と店舗ごとのバラつきを本部で解消する方法

店長が毎月、アルバイトの希望を集めてシフトを組むのに追われている。店舗によってシフトの組み方も人件費の使い方もバラバラで、本部からは実態がつかみにくい。自動作成を検討したいものの、「小売の条件に本当に対応できるのか」「全店で同じように運用できるのか」が気になっていないでしょうか。

この記事では、小売チェーンの店舗運営部・SV・エリアマネージャーの方に向けて、店長のシフト作成が重くなる理由、Excelや勤怠管理システムとの違い、自動作成の仕組み、全店展開を見据えた準備を整理します。

1. 小売のシフトが店長の負担になる2つの作業

小売店のシフト作成は、大きく2つの作業に分かれます。

作業1：希望を集めて転記する

アルバイト・パートの多くは、学校や家庭の予定に合わせて働く日と時間を申し出ます。紙やメッセージアプリで届いた希望を、店長がシフト表に1人ずつ書き写していきます。人数が多い店舗ほど、集めるだけ・写すだけで手間がかかります。

作業2：客数の波に合わせて時間帯ごとの人数を調整する

小売店は、平日と土日、朝と夕方で客数が大きく変わります。混む時間帯には人を厚くし、空く時間帯には絞る。そのうえで、レジに入れる人はどの時間帯にも、発注ができる人は発注の決まった時間帯に、開店・閉店を任せられる人は営業の始まりと終わりに、それぞれいるように並べる必要があります。

ここで難しいのは、希望と必要人数がぶつかることです。

• 希望どおりに入れると、土日の夕方だけ人が足りない
• レジができる人の希望が同じ時間帯に偏る
• 足りない時間を埋めようとすると、特定の人に出勤が集中する

この2つの作業を毎月、人の手でくり返していることが、店長の負担の正体です。

2. 本部から見た課題：店舗ごとにシフトの基準がバラつく

本部の立場では、もう一つの課題があります。シフトの組み方が店長ごとに違うことです。

• ある店舗は夕方を厚めに、別の店舗は朝を厚めに組んでいる。その理由が本部からは見えない
• 人件費が予算を超えた店舗で、どの時間帯が原因かを追いにくい
• 店長が異動すると、その店舗の組み方のノウハウも一緒に抜けてしまう

シフトの判断基準が店長の頭の中にある限り、本部は結果の数字しか見られません。全店で同じ基準を持つには、「どの時間帯に何人・どのスキルが必要か」という判断の材料を、店長の頭の外に出す必要があります。

3. シフトの作り方は大きく3つ：Excel・勤怠管理システム・シフト自動作成

シフトを作る方法は、大きく分けて3つあります。

	Excel（手作業＋関数）	勤怠管理システム	シフト自動作成
作り方	人が1マスずつ埋める	スタッフの希望を集め、人が空き枠を埋める	条件を満たす組み合わせをシステムが計算する
得意なこと	自由に書き込める・費用がかからない	希望の収集・共有、人数の過不足チェック	条件同士のぶつかりを解くこと
条件の扱い	人が頭の中で確認	主に人数と時間帯	時間帯ごとの必要人数・スキル・希望・勤務回数・人件費の目安などを同時に扱う
条件がぶつかったとき	人が組み直す	人が組み直す	システムが全体を見て組み直す

勤怠管理システムは、希望の収集や共有を楽にしてくれるので、作業1の転記はかなり軽くなります。ただし、誰をどの時間帯に入れるかという「組み合わせ」は人に任されています。作業2の調整は、店長の手元に残ります。

この「組み合わせ」そのものを人の代わりに引き受けるのが、シフト自動作成です。

4. シフト自動作成は、どうやってシフトを組むのか

自動作成は、店長がシフトを組むときの頭の中を、次の3つのステップに置き換えています。

ステップ1：条件を「ルール」として登録する

「平日17〜20時はレジ3名以上」「発注の時間帯には発注ができる人を1名」「週の勤務は本人の希望日数まで」など、店長がふだん頭の中で守っている条件を、システムにルールとして登録します。ルールには、必ず守るもの（法令・必要人数など）と、できるだけ守るもの（希望の反映・出勤回数の公平さなど）があり、優先度をつけて登録するのが一般的です。

ステップ2：すべてのルールを満たす組み合わせを計算する

人は1マスずつ埋めて、ぶつかったら戻って直す、をくり返します。自動作成は、全員分・1か月分の組み合わせをまとめて計算し、登録したルールをできるだけ多く満たす案を探します。「ここを直すとあちらが崩れる」という連鎖を、全体を見ながら解いていくのが人との一番の違いです。

ステップ3：人が確認し、微調整する

出てきた案を店長が確認し、必要なところだけ手で直します。店長の仕事は「ゼロから組む」から「出てきた案を確認し、仕上げる」に変わります。スタッフ一人ひとりの事情をよく知る店長の判断は、この最後のステップに残ります。

つまり自動作成の出来ばえは、ステップ1でどれだけ正確にルールを登録できるかで決まります。

5. 小売の条件をルールにすると、こうなる

小売でよく出てくる条件を、種類ごとに整理し、登録するときの書き方に置き換えてみます。

条件の種類	小売の条件	ルールとしての書き方（例）
必要人員	時間帯ごとの客数の波	「平日10〜17時は3名、17〜21時は5名」「土日の昼は平日より2名多く」
スキルやパワーバランス	レジ・売場・発注のスキル、開店・閉店、新人とベテランの組み合わせ	「各時間帯にレジができる人を2名以上」「発注日の朝は発注担当を1名」「開店と閉店には鍵を任せられる人を必ず1名」「新人だけの時間帯をつくらない」
労基	労働時間・休憩・休日	「6時間を超える勤務には45分以上の休憩」「週に1日以上は休み」
公平性	土日・夕方の出勤回数	「土日の出勤が特定の人に偏らないようにする」
希望	アルバイトの希望シフト	「希望を出した日・時間帯の中で割り当てる」「週の勤務日数は本人の希望まで」
小売ならでは	複数店舗の応援	「応援に行ける人と行ける店舗を登録し、不足する時間帯に割り当てる」
小売ならでは	人件費の目安	「店舗の月の人件費は予算の範囲に収める」

優先度でいえば、必要人数や開店・閉店の担当は「必ず守る」、希望の細かな反映や出勤回数の公平さは「できるだけ守る」に分けるのが一般的です。休憩についても、一般に労働基準法では6時間を超える勤務で45分以上、8時間を超える勤務で1時間以上とされています。最新の基準は厚生労働省の情報をご確認ください。

出典：厚生労働省「休憩時間は法律で決まっていますか。」

なお、どの条件をどこまでルールにできるかはツールによって異なります。とくに複数店舗の応援や人件費の扱いは、検討中のツールで実際に試して確かめるのが確実です。

6. 全店展開を見据えた、導入の進め方

本部として自動作成を全店に広げるなら、次の順番で進めるとスムーズです。

① 店舗ごとに「時間帯ごとの必要人数」を決める

ここが導入の肝です。曜日・時間帯ごとに何人必要か、そのうちレジや発注ができる人が何人必要かを、店舗ごとに表にします。多くの店長は経験でこれを持っていますが、数字として書き出されていないことがほとんどです。店長と一緒に今月のシフト表を見ながら、「この時間帯はなぜこの人数なのか」を確かめると作りやすくなります。一度決めておけば、本部も店舗間で必要人数の考え方を比べられるようになります。

② 全店共通のルールと、店舗ごとのルールを分ける

休憩の取り方、連続勤務の上限、開店・閉店の担当の条件などは、全店共通のルールにできます。一方、客数の波や売場の構成は店舗ごとに違います。共通部分を本部で決め、店舗ごとの部分を店長が決める形にすると、基準はそろえつつ現場の事情も反映できます。

③ 少数の店舗で試してから広げる

最初から全店で始めるより、規模や客層の違う数店舗で試すのが安全です。出てきたシフトを店長が見て、「直した箇所」と「その理由」を集めると、登録し忘れていたルールが見つかります。それを共通ルールに反映してから、ほかの店舗へ広げていきます。

④ スタッフ側の操作を確認する

アルバイト・パートが希望を出したり、シフトを確認したりする操作が、スマホで簡単にできるかも確認しておきます。希望の提出が面倒だと、結局店長が口頭で集めることになり、作業1が残ってしまいます。

Shiftmationの場合

Shiftmation（シフトメーション）は、スキルや資格の考慮からスタッフ間の相性まで、条件が複雑な現場向けに作られたシフト自動作成サービスです。

• 条件をルールとして登録し、全員分を同時に作成：時間帯ごとの必要人数・スキル・希望・勤務回数などを満たすシフトを自動で作成します。上位プランでは概算人件費の管理もできます
• 月の途中の変更にも対応：欠員や変更が出たときは一部だけを作り直せます。シフト変更の申請・承認もシステム上で行えます
• 専任担当が初期設定をサポート：シフトのルールを頭の中から取り出し、言葉にし、優先順位をつけ、初めて使うシステムに正しく設定する——ここが導入で最も重要で、最も難しいところです。Shiftmationでは「わからないことがあればサポートします」ではなく、シフト作成者お一人ずつに専任担当が付き、オンラインMTGで伴走しながらすべて一緒に作り込みます。正しく初期設定できるだけでなく操作にも慣れていただけるので、使い続けられる状態で運用を始められます

自社の店舗の条件で自動作成できるか知りたい方は、資料をダウンロード（無料）してご確認ください。

まとめ

よくある質問（FAQ）

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