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介護の人員配置基準をシフトで守るには？常勤換算の計算と基準割れを防ぐ組み方

毎月シフトができあがるたびに、電卓を片手に常勤換算を計算し直している。運営指導が近づくと、過去の勤務表を見返して「この月は本当に基準を満たしていたか」が不安になる。急な欠勤や研修が重なった日に、気づいたら人数が足りていなかった、ということはないでしょうか。

この記事では、介護事業所の管理者・施設長の方に向けて、人員配置基準をシフトに落とし込む考え方、シフト表からの常勤換算の計算方法、そして基準割れを「後から気づく」のではなく「作る前に防ぐ」ための組み方を整理します。

1. 人員配置基準には「月の平均」「日ごと」「常時」の3種類がある

「3:1」という数字はよく知られていますが、配置基準はこの1つだけではありません。シフトに落とし込むときは、基準を次の3種類に分けて考えると整理しやすくなります。

	月の平均で見る基準	日ごと・時間帯ごとに見る基準	常時満たす基準
代表例	介護・看護職員の常勤換算（例：特養の「入所者3人に対し1人以上」）	夜勤帯の職員数、各日に必要な有資格者	特養の「常時1人以上の常勤の介護職員を介護に従事させる」、特定施設の「常に1人以上の介護職員を確保」
見る単位	1か月の勤務時間の合計	各日・各時間帯	夜間を含む、すべての勤務帯
崩れやすい場面	パートの勤務時間が減った月、長期の休職者が出た月	急な欠勤、研修・会議が重なった日、夜勤者の体調不良	勤務の切り替わり（遅番と夜勤の引き継ぎ）、休憩時間、送迎や付き添いでフロアを離れたとき
気づくタイミング	月末に集計したとき	その日になってから	その場で（記録に残りにくく、後から確認しづらい）

たとえば特別養護老人ホームでは、「介護職員・看護職員の総数が、常勤換算で入所者3人に対し1人以上」とされています（入所者の数は前年度の平均）。これは月の平均で見る基準です。

一方で、夜勤帯に何人を置くかは日ごとに満たす必要があります。夜勤時間帯（午後10時から翌午前5時までを含む連続16時間）の夜勤職員の数が基準を下回る日が、1か月のうちに2日以上続くか、合わせて4日以上あると、翌月の介護報酬が減算される仕組みです。

さらに、特養には「常時1人以上の常勤の介護職員を介護に従事させる」という定めもあります。夜間を含め、日勤・夜勤などそれぞれの勤務帯に常勤の介護職員を1人以上置く、という趣旨とされています。ユニット型の特養では、日中は「ユニットごとに常時1人以上の介護職員または看護職員」を置くことも求められます。これらが常時満たす基準で、月の平均である常勤換算とは別の指標です。

出典：指定介護老人福祉施設の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第39号） 第2条・第13条・第47条、同基準の解釈通知（平成12年老企第43号）、指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第37号） 第175条、報酬算定の留意事項通知（平成12年老企第40号）

つまり、月の常勤換算は足りていても、特定の日の夜勤や有資格者が足りないということが起こり得ます。逆に、毎日の人数は確保できていても、パートの時間が少ない月は常勤換算が届かないこともあります。また、各時間帯の人数はそろっていても、勤務の切り替わりや休憩、送迎の付き添いで人が抜ける時間に、フロアが手薄になることもあります。

加算の要件は、さらに別の見方をすることがあります。たとえば夜勤職員配置加算は、1か月の延べ夜勤時間数を「その月の日数×16時間」で割った「1日平均夜勤職員数」で判定します。同じ夜勤でも、日ごとに見る基準と、月の平均で見る加算の要件が重なっているわけです。

なお、基準の内容はサービス種別（特養・特定施設・老健・グループホームなど）や、加算を取っているかどうかで異なります。自治体によって解釈が分かれる点もあります。最新の基準は、自治体・厚生労働省の情報をご確認ください。

2. シフト表から常勤換算を計算する方法

常勤換算とは、職員の勤務時間を「常勤職員何人分か」に置き換えた数字です。国の基準では、次の式で計算するとされています。

常勤換算 ＝ 職員の勤務時間の合計 ÷ 常勤職員が勤務すべき時間数

「常勤職員が勤務すべき時間数」は、就業規則などで決めている所定労働時間です（週32時間を下回る場合は32時間が基本）。週40時間の事業所なら、4週でおおよそ160時間になります（4週で見るか暦月で見るか、所定の決め方で変わります）。また、1人あたりに数えられる時間は常勤の所定時間が上限です。残業で所定時間を超えて働いても、その分は上乗せできません。

例：常勤の所定時間が月160時間、利用者60人（前年度の平均）の事業所の場合

職員	雇用形態	その月の勤務時間	常勤換算
常勤職員 16人	常勤	各160時間	16.0
パートAさん	非常勤	112時間	0.7
パートBさん	非常勤	80時間	0.5
パート6人	非常勤	各80時間（計480時間）	3.0
合計			20.2

利用者60人で「3人に対し1人以上」なら、必要なのは常勤換算20.0人以上です。この例では20.2なので基準を満たしています。ただし、余裕は0.2しかありません。パートBさんが体調を崩してその月の勤務が40時間になれば、0.25減って19.95（小数点第2位以下を切り捨てると19.9）。それだけで基準を下回ります。

このように、常勤換算は月末に合計して初めて結果がわかる数字です。月の途中で「今どれくらい余裕があるか」を把握していないと、ぎりぎりの月に気づけません。

出典：指定介護老人福祉施設の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第39号） 第2条、同基準の解釈通知（平成12年老企第43号）（用語の定義）、厚生労働省「従業者の勤務体制及び勤務形態一覧表」参考様式の見直し

3. 常勤換算でつまずきやすい4つのポイント

計算式はシンプルですが、実際のシフト表から数えるときには、迷いやすいポイントがあります。

① パートの勤務時間の変動

パート職員は月によって勤務時間が変わります。前月と同じ人数がいても、時間が減れば常勤換算は下がります。「人数」ではなく「時間」で数える必要があります。

② 兼務している職員

介護職員と生活相談員、看護職員と機能訓練指導員のように、複数の職務を兼ねている職員は、一般にそれぞれの職務に従事した時間で分けて数えます。シフト表に「どの職務で何時間働いたか」が残っていないと、後から分けることができません。

③ 休暇・研修・会議の扱い

常勤職員の有給休暇や出張は、人員基準を確かめるときは、暦月で1か月を超えない限り勤務したものとして扱えるとする国のQ&Aがあります。一方、非常勤職員の休暇は勤務時間に含めないとする考え方が一般的です。ただし、加算の要件として常勤換算を見るときは、常勤・非常勤を問わず実際に勤務した時間で数えるとする自治体もあります。研修や会議の時間の扱いも含め、迷ったときは指定権者の自治体に確認しておくと安心です。

④ 月の日数と所定時間

常勤の所定時間を4週で見るか暦月で見るか、また30日の月と31日の月、祝日の多い月では、割る数が変わる場合があります。毎月同じ数字で割っていると、ずれが生じることがあります。

また、育児や介護のための短時間勤務制度を使っている職員は、週30時間以上の勤務で、常勤換算の計算上「1」と数えることが認められています（令和3年度の改定）。該当する職員がいる月は、通常の割り算と結果が変わるので注意が必要です。

出典：栃木県「各種加算の要件における常勤換算方法の解釈について」（厚生労働省 平成14年3月28日 運営基準等に係るQ&Aを引用）、社会保障審議会 介護給付費分科会 第223回 資料2

これらを毎月、手作業で正しく数えるのは大きな負担です。しかも、間違いに気づくのは運営指導で指摘されたとき、ということもあり得ます。

4. 「作った後に電卓で確認」では基準割れに後から気づく

多くの事業所では、シフトを組み終えてから、配置基準を満たしているかを確認しています。この順番には、次のような弱点があります。

• 急な欠勤に弱い：確認した時点では満たしていても、月の途中の欠勤や休職で崩れる。そのたびに計算し直す必要がある
• 直すと別の条件が崩れる：基準割れの日を見つけて職員を動かすと、今度は夜勤の並びや希望休、別の日の人数が崩れる
• 日ごとの確認が漏れやすい：月の常勤換算は集計しても、30日分の夜勤や有資格者の配置を1日ずつ確かめるのは手間がかかる。勤務の切り替わりや休憩で人が抜ける時間帯まで目で追うのはさらに難しい

シフト作成は、1か所を直すと別の条件が崩れる「組み合わせ」の作業です。配置基準は、その中でも必ず守らなければならない条件です。後から確認して直すのではなく、組む段階で先に守る形にするほうが、結果的に手戻りが少なくなります。

シフト自動作成は、この考え方をそのまま仕組みにしたものです。配置基準のような条件をあらかじめ「ルール」として登録し、全員分・1か月分の組み合わせをまとめて計算して、ルールを満たす案を出します。担当者は、出てきた案を確認して仕上げる役割に変わります。

5. 「作る前に守る」シフトの組み方

手作業で組む場合も、自動作成を使う場合も、基準割れを防ぐための考え方は同じです。配置基準を「確認項目」ではなく、シフトを組むときの前提条件として書き出しておきます。

基準の種類	ルールとしての書き方（例）
日ごとの必要人数	「日中は各フロアに介護職員○名以上」「夜勤は2フロアで○人」
常時の最低人数	「休憩・引き継ぎの時間帯も含めて、フロアの介護職員が○名を下回らない」
有資格者の配置	「各日、看護職員を○名以上」「夜勤帯に看護職員のオンコール体制」「夜勤帯に介護福祉士を○名以上」
加算要件	「夜勤職員配置加算の要件を満たす夜勤人数を確保する」
新人の数え方	「新人職員の夜勤には経験○年以上の職員を組み合わせる」「新人は0人カウント」
月の常勤換算	「介護・看護職員の常勤換算を月○人以上」
余裕の確保	「常勤換算は基準より○人分の余裕を持たせる」

ポイントは3つです。

必要人数は「日ごと・時間帯ごと」に書く

「1日○人」ではなく、日中と夜勤帯、フロアごとに分けて書きます。平日と土日、入浴日などで必要人数が違う場合も、それぞれ書き出しておきます。常時満たす基準は、休憩や引き継ぎで人が抜ける時間帯も含めて「下回ってはいけない人数」として書きます。「新人は0人カウント」のような施設独自の数え方も、ここで書き出します（施設独自のルールで、法令上の常勤換算とは別のものです）。

常勤換算には余裕を持たせる

基準ちょうどを目標にすると、1人休んだだけで下回ります。例：基準が20.0人なら、目標を20.5人にしておくなど、急な欠勤を吸収できる幅をあらかじめ決めておくと安心です。

条件を満たさない日を事前に見つける

組み終えたシフトに、必要人数や有資格者を満たさない日や時間帯がないかを、公開する前に確認できる状態にしておきます。Excelなら条件付き書式で色を付ける、ツールなら基準を満たさない日を画面上で知らせる機能があるかを確認する、といった方法があります。

月の途中で欠員が出たときも、同じルールを前提に残りの期間を組み直せば、基準を守ったまま穴を埋めることができます。

6. 運営指導の前に確認しておきたいこと

運営指導（2022年に「実地指導」から名称変更）では、一般に勤務形態一覧表（勤務表）や出勤の記録をもとに、人員基準を満たしているかが確認されます。日頃から次の点を整えておくと、直前にあわてずに済みます。

• 予定と実績の両方が残っているか：シフト（予定）と、実際の出勤記録（実績）が照らし合わせられるか
• 職務ごとの勤務時間がわかるか：兼務職員の時間が、職務ごとに分けて記録されているか
• 資格の記録がそろっているか：有資格者として数えている職員の資格証の写しがあるか
• 月ごとの常勤換算が残っているか：計算の根拠（所定時間、休暇の扱い）とあわせて記録しているか

出典：厚生労働省「介護保険施設等 運営指導マニュアル」（令和4年3月）

シフトを作る段階で基準をルールとして組み込んでおけば、「その月に基準を満たしていたか」を後から1日ずつ確かめる作業は大きく減ります。それでも最終的な確認は人の目で行う必要がありますが、確認する中身が「ゼロから数える」から「記録を見返す」に変わるだけでも、負担はかなり軽くなります。

Shiftmationの場合

Shiftmation（シフトメーション）は、介護・医療など24時間運営の現場向けに作られたシフト自動作成サービスです。

• 配置基準をルールとして登録：日ごとの必要人数・有資格者・夜勤の回数と並び・希望休などを同時に満たすシフトを自動で作成します
• 月の途中でも作り直せる：欠員や予定の変更が出たときに、登録したルールを守ったまま一部を作り直せます
• 専任担当が初期設定をサポート：シフトのルールを頭の中から取り出し、言葉にし、優先順位をつけ、初めて使うシステムに正しく設定する——ここが導入で最も重要で、最も難しいところです。Shiftmationでは「わからないことがあればサポートします」ではなく、シフト作成者お一人ずつに専任担当が付き、オンラインMTGで伴走しながらすべて一緒に作り込みます。正しく初期設定できるだけでなく操作にも慣れていただけるので、使い続けられる状態で運用を始められます

自施設の配置基準に沿って自動作成できるか知りたい方は、介護施設向けページをご覧いただくか、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

よくある質問（FAQ）

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