——　「本当にこれができるのかな」。半信半疑になるほど、飛び抜けていた機能

能塚　早速ですが、シフトの作成・管理にシステム導入を検討されたきっかけを教えてください。

小荒井様　シフトの作成は、各店のチーフ（店長）が担当しています。ただ作成の仕方はそれぞれで、自身のパソコンでExcelを使ったり、紙に書いたりとバラバラでした。そこで佐藤から、業務効率化のためにも紙ではなくExcelに統一してシフトを作成しようという提案がありました。

当社では、パソコンではなくB-tab（ビューティータブレット　※接客用アプリや社内コミュニケーションアプリを搭載）というタブレット端末を導入しています。シフト作成をExcelで行うように統一したところ、「タブレットでExcelは使いづらい」といった声が上がるようになりました。

さらに、店舗によってシフト作成で考慮すべき点や条件がさまざまにあったことも、シフト作成業務を複雑にしていました。システムを導入することで、シフト作成の業務が効率化できないか考えるようになったのがきっかけです。

能塚　シフト作成のシステム化を考えられてから、さまざまなサービスを検討されたことと思います。そんな中、Shiftmationに決めた理由は何だったのでしょうか。

小荒井様　以前、「AIを使ってシフトを作ることができる」といった記事を読んだことがあり、ネットで検索してみたところ御社のサイトに辿り着きました。

佐藤様　ほかにも2社からお話を聞かせてもらいましたが、Shiftmationはできることのレベルが高く驚きました。他社と比較した際、Shiftmationのレベルが高すぎて最初は半信半疑というか…。できることがありすぎて、逆にちょっと不安になりました（笑）。一緒に説明を伺った小荒井とも「本当にこれができるのかな」と話したぐらいです。

小荒井様　他社と比較してみて「Shiftmationしかない」と2人で結論が出て、すぐに社内提案に進めました。Shiftmationはブラウザで動作するので、B-tabから利用できることも魅力的でした。

——　デジタルが苦手な店頭に寄り添う丁寧なサポート

能塚　うれしい声をありがとうございます。確かに、デモ段階だと「こんなことが本当にできるの」と思われることもありますよね。実際に導入してみてからはいかがでしたか。最初に感じた印象とのギャップはなかったでしょうか。

佐藤様　ギャップはないです。でもこれだけのことをやるのだから当然ですが、はじめの初期設定部分はすごく大切だと実感しますね。導入にあたって、各店のチーフとShiftmationのカスタマーサポートチームの皆さんとの打ち合わせには私たちも同席していますが、サポートの重要性を感じています。

小荒井様　打ち合わせ時に、シフト作成にあたって各店のチーフから複雑な条件設定希望が上がることもあります。聞いていて私が「どういうことだろう、それはちょっと難しいのでは」と思っていても、カスタマーサポートチームの皆さんはすぐに内容を理解し、設定・ご提案をしていただけるので助かっています。

佐藤様　店頭は普段デジタルに触れる機会が少ないので、デジタルツールに苦手意識がある方が多く、言いたいことをうまく言葉で伝えられないこともありました。でもShiftmationの皆さんが、チーフの要望を丁寧に読み取ってくださることでスムーズに打ち合わせをすることが出来ました。

能塚　特に店舗に立たれている皆様は、パソコンに向き合ったり、シフトを作ったりするのは、どちらかというと本来業務ではないですよね。対人の場で一番価値を生む方々ですから、その部分をしっかりと支援できたらと思っています。ちなみに、導入を進める中でご苦労された点はありましたか？

小荒井様　初回の初期設定打ち合わせですね。デジタルに苦手意識があるメンバーが多いため、最初は「スピードが早くて、言われるがまま操作をしているけれど、何をやっているのかが分からない」という声がありました。もちろん、2回、3回とやっていくうちに理解していきますが、新しいシステムに触れることへの拒否反応というのもあったのだと思います。最初の打ち合わせでその壁を取っ払うことの難しさはあると感じましたが、サポートいただく皆さんのおかげでなんとかクリアできたと思っています。実際に使ってみると、「時短になった」といったようなポジティブな意見が多かったので、結果、導入して良かったです。

金子　検証期間を経て、2024年2月から3段階に分けて全店への導入が開始しましたが、そのうちの第1段階・10店舗の導入の際に「打ち合わせをもう少しゆっくりやってほしい」という声をいただきましたよね。その声のおかげで、私たちサポートチームも説明のスピードを改めたり、一つ一つの設定の意図を掴んでもらうための工夫を考えたりして取り組むことができたので、とてもありがたかったです。ぜひ、今後も遠慮なくおっしゃっていただきたいです。

——　見落としを防ぎながら、公平性のあるシフトが作成できるように

能塚　実際に運用してみて、店舗や人事・総務グループの皆さん、それぞれで改善された点を教えてください。

小荒井様　導入したほとんどの店舗で、シフト作成時間が削減できたと聞いています。もちろん、「慣れないうちは時間がかかる」といった話もありましたが、基本的には「ゼロから作るよりもシフト作成時間が減った」という声が多く、私たちも効率化されたことを実感しています。

またシフト作成におけるミスも減りました。例えば、これまでだと本来三連勤のところを誤って四連勤で組み、シフト作成後に気づいたというケースもあったようです。でも、Shiftmationなら誤ったときにアラートで教えてくれます。見落としがしっかり可視化されるようになった点は、かなり助かっていると聞いています。

佐藤様　公休日の間違いも減りました。弊社では、月毎で公休日が変動するのですが、シフト作成時に誤って1日多く休みを組んでしまうということもありました。アラートが出ることで、そういった間違いも改善されるのではないかと期待します。

小荒井様　シフトを公平に組めるようになったのもありがたいです。早番が偏りすぎないといったように、皆が公平に勤務できるシフトを組むことは、私たちが思っている以上に店頭は重要視しています。公平なシフトを簡単に組めるようになったのは、大きな改善点です。

——　有給管理など今後の新機能に期待！

佐藤様　Shiftmationの導入によって、希望休や有給申請を支給しているタブレットから申請できるようになったことも大きいです。これまではチーフとスタッフ間での口頭でのやりとりで手間が生じていましたが、有給希望日を各スタッフがタブレットから申請できるようになり、効率化されました。

能塚　Shiftmationを利用いただくことで、会社が抱えていた課題の改善に貢献できたことは大変うれしく思います。実は近々、有給休暇全体の付与管理機能のリリースも決まっているんです。

米川　有給を取った日数や、残日数も分かるようになるのでしょうか。

能塚　そうですね、有給の取得日数はもちろん有給の残り日数も確認できるようになります。また有給の自動付与も可能となります。例えば弊社の場合、法定通り入社後半年のタイミングで有給休暇を10日間付与し、翌年に11日、その翌年に12日...と自動付与をし、その上で取得日数・残日数をShiftmation上で管理できるようになるんです。

佐藤様　それはいいですね！残日数の管理は、今、それぞれ紙面で行なっているのですが、年末になって「取り過ぎてしまった」という声を聞くこともあるので…。

能塚　取り過ぎた・取らなさ過ぎた、どちらのケースもありますよね。皆さんがバランスを取って休められるように、しっかり全体管理を把握できる機能だと思います。

小荒井　少し話しがそれますが、Shiftmationは社内にエンジニアの方いらっしゃるのですか。

能塚　そうですね。エンジニアが所属する開発部があります。

小荒井　なるほど。以前シフト作成条件を設定するにあたって、機能追加の要望を伝えたことがあったのですが、短期間で反映されスピード感に驚きました。社内に開発部があるから、意思疎通がスムーズに進むと納得しました。

能塚　開発部では週1回、定例ミーティングを開いているんです。ミーティングには、カスタマーサクセスチームの金子も参加して、エンジニアチームにお客様の状況を共有して、開発に活かしているんです。だからこそ、「こうなったら嬉しいな」と思う機能があればぜひ金子らへ共有していただきたいです。

これからもプロダクト・サポートの両面で、ぜひお力になれたらと思います。小さなことでも大丈夫です。お気軽におっしゃっていただければと思いますので、引き続きよろしくお願いします。本日は、お時間をいただきありがとうございました。