ホテル／宿泊
株式会社相鉄ホテルマネジメント様

業務改善の一環で導入したShiftmation
心強いサポート体制で安心
誰でも使いやすいシステム

勤務シフト自動作成システム「Shiftmation」を導入後、職場や従業員の皆様にどんな変化がありましたか？弊社代表取締役の能塚が、ご利用いただいているお客様にサービスのご感想を伺うこの企画。今回は、約50店舗のホテルを運営する株式会社相鉄ホテルマネジメントで、約8店舗の統括支配人を務める肥田野様、ホテルの運営業務をされている廣田様に、システムを導入した経緯や評価、今後の期待などをお聞きしました。

——　以前はヒューマンエラーを引き起こしやすい、アナログな作成方法だった

能塚　早速ですが、シフト作成についてお伺いしたいと思います。Shiftmationを導入する前はどのようにシフトを作成していたのか教えてください。

廣田様　シフトを作成する5～10日前に紙を掲示して希望休を募り、それを元にExcelを使って人の手で一日ずつシフトを作成していました。希望休をExcelに転記する作業や個々の労働条件を把握するにはヒューマンエラーが発生しやすく、課題の一つでした。また、作業の第一段階である大枠の決定にはさまざまなパターンがあり、人の頭で考えながら作っていくのはかなり時間がかかりました。この作業だけで4〜5時間かかり、シフト作成時間の半分を費やしていたと記憶しています。

——　コロナ禍を経て作業効率を見直し、シフト自動作成システムの導入を検討

能塚　アナログな作成方法に課題を感じられていたとのことですが、何かきっかけがあってシフト自動作成システムの導入を検討されたのでしょうか？また、Shiftmationに対する印象を教えてください。

肥田野様　コロナ禍を経て、会社から指標の一つとして「少ないスタッフでも、サービスレベルの高い運営ができる業務体系を目指す」と示されました。DXの推進やITの導入を進めていかないと実現は難しいと思案していく中で、シフト自動作成システム導入の検討もその一つでした。

廣田様　シフト自動作成システムを扱う企業様と6社程度お打ち合わせを行い、どこにしようかと決めかねているときに御社の名前を知りました。
その時点でシフト自動作成システムに求める要件は固まっており、「こんなことはできますか？」と伺うと、そのほとんどに対して「できます」と頼もしい回答をいただき、ぜひ使ってみたいと感じました。

——　シフト自動作成システムに求める、主な機能

相鉄フレッサイン 大門

能塚　御社がシフト自動作成システムに求める要件を、具体的にお聞かせください。また、そのポイントは問題なく達成できたでしょうか？

廣田様　「誰でも使いやすいシステムか」「シフトの提出・管理がしやすい画面か」「24時間365日稼働のシフトに対応しているか」、この3つが大きなポイントでした。
約5年前に他のシフト自動作成システムを導入したときは店舗で使いこなせず、結局使わなくなってしまって。その経験から、シフトにかかわる設定を規律なく各店舗で自由に設定することは避けたいと考えていたので、全店舗の条件設定を統一できる「法人シフト種別」は大きな魅力でした。

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——　他のスタッフにも、自信を持って教えられるシステム

能塚　本導入に向けて初回限定の3カ月プランで試験的にお使いいただきましたが、実際の使用感や機能はいかがでしたか？

廣田様　以前は、店舗にいるとき以外に希望休を提出することができなかったので、提出期間に勤務がない場合は、店舗に足を運ばなければなりませんでした。Shiftmationは希望休をいつでもどこでも提出できるので、現場スタッフからは「楽になった」という声が届いています。また、シフトの確認も携帯でできるようになったので、その点も便利に感じているようです。
ほとんどの労働条件の設定ができると感じているので、他のスタッフにShiftmationについて自信を持って教えることができました。システム面で困ったことがあっても、ご連絡するとすぐに返信をくださり、サポート体制もしっかりされていると感じています。

——　Shiftmationはアシスタント。さらなる活用を目指して

能塚　サポート体制についてもご満足いただけているようで嬉しく思います。反対に、今後に期待する点や不便を感じられている点はありますか？

肥田野様　今後に期待する点を挙げるとすれば、勤怠管理システムも御社におまかせできると嬉しいですね。

能塚　現在のShiftmationの勤務実績管理は、簡易的な打刻の機能であり、一般的な勤怠管理システムよりは弱い部分であると認識しております。休暇管理も含めた勤怠管理機能の強化を検討しているところですので、今後もご意見をお聞かせいただけますと幸いです。

廣田様　導入前は「人の手がかかったシフト」が完成していましたが、導入後は「機械で作ったシフトでしょ」と冷たく感じてしまう人がいるようです。大きな問題ではないのですが、少し配慮していく必要があるかもしれません。

能塚　最終的には人の手が加わる良さもあるかと存じます。弊社としても「完全に自動化」というよりは、「Shiftmationというアシスタントがついた」と思っていただけることを目指しており、どこまでアシストできるのかが重要だと考えております。

廣田様　また弊社では一人か二人で7店舗分の人員管理をしており、月の途中のシフト変更やスタッフを追加登録する作業が負担となっているので、現在とりかかっているAPI連携をしていくことで楽になればと思っています。人が変われば新しい条件が加わって店舗のバランスも変わってくるので、自動作成の条件も少し修正していかなければなりません。シフト作成担当は、毎月少しずつ条件を変えながらやっているので、そこは大変なのかなと感じています。

能塚　他社様でも入退社の追加時には既存システムとのAPI連携をご利用いただいている実績もございます。また、人数の増減にあたって、スタッフグループとシフト作成条件をうまく組み合わせることでメンテナンスが楽になるようにできますので、今後の運用の中でカスタマーサクセスチームからご提案してまいります。
現在はShiftmationを導入開始いただいたところで、これから皆様が効率的に運用していけるよう継続して状況をお伺いし、常にサービスもアップデートしていきますので、引き続きよろしくお願いいたします。