——　本部はシフトを把握できず、現場は作成に物理的・精神的負担を抱える

能塚　まずは、シフト作成自動化のきっかけについて教えてください。ツール導入以前は、どのような課題を抱えていたのでしょうか。

柘植様　まず、私たち本部側から見ると各店舗で一体どんなシフトを作っているのかが分からない状態だったんです。私たちの業務は、人の手でお客さまを癒すサービス業です。セラピストをどう配置するかが売上に直結するのですが、シフトはブラックボックス状態で把握できないというのが問題だと考えていました。

一方で現場からは、シフト作成に膨大な時間がかかっているという声が上がっていました。スタッフから希望のシフトを聞いて、集めて、転記していく…。それら物理的な大変さはもちろんですが、加えて精神的な辛さを抱えていることが分かったんです。

熊城様　私も、セラピストとして店舗に勤務していた頃にシフトを作成していたことがあります。シフト作成を担当すると、スタッフたちから希望を聞いて組み立てることになるのですが、一人のスタッフに連勤が重なってしまうと不満が溜まってしまうこともあります。だったら私が辛いシフトを組んで我慢しようという、自己犠牲みたいな部分が出てきてしまうんですよね。

高松様　私がいたのはスタッフ5人ほどの小さな店舗で、シフト作成は当番制にしていました。小さい店舗・少ない人数の中でも、さまざまな条件があって骨が折れる作業でしたね。他店にヘルプに行ったり、お願いしたりすることもあるのですが、他店のシフトの状況も分からなくて困ることがありました。

能塚　本部側では経営管理の課題、現場では作成者の負担がそれぞれ課題だったのですね。今回、シフト作成ツールの導入の目的は、本部と現場、どちら側の課題解決がメインだったのでしょうか。

柘植様　一番は現場の作業を減らすことです。現場の負担が軽減されて、ついでに本部の課題も解消されたらなといった感じでした。

当社のセラピストは、正社員ではなく業務委託の契約なんです。完全歩合制なので、施術をした分が収入になります。シフト作成は重要な仕事ではあるものの、セラピストにとって収入には結びつきにくい業務でもあります。作業負担を軽減しないと、現場の満足度は上がらないと考えています。

——　Shiftmationを選んだ理由は「見やすさ・分かりやすさ」

能塚　では、数あるシフト作成ツールの中からShiftmationを選ばれた理由は何だったのでしょうか。

柘植様　シフト作成システムについて調べていたとき、Shiftmationを知りました。ほかにも3社ほどお話を聞かせていただいて、正直、話を聞けば聞くほど迷いが出てきました。ツールを使ってシフトを作成するという点では大きな差はなく、結局のところ実際にやってみないと分からないと感じるようになったからです。

ではなぜShiftmationを選んだのかというと、直感的な分かりやすさです。「シフトを組む」という点においては、どのツールを選んでもできると思います。でも、見やすさ・分かりやすさといったUIの部分で他社はしっくりこないところがあったんです。

能塚　私たちのサービスを利用される方は、本来、業務が対人であることを想定しています。そのためパソコンでの作業に慣れていない方が、スムーズに使っていただけるように工夫しているんです。

柘植様　Shiftmationって、設定内容がすべて言語化されているんですよね。どのシフトに、あるいはどの時間帯に何名必要かといった情報がすぐに分かる。この点は他社にはない分かりやすさだと感じています。

——　シフト作成の負担軽減に加え、効果的な人員配置も柔軟に対応できる環境へ

能塚　昨年12月から導入に向けての検証をはじめ、今は全店舗への導入を順次進めていただいているところですね。現時点で、皆様からはどのような声が上がっていますか。

柘植様　現場から一番多いのは、「シフト作成が楽になった」という声です。導入済の店舗の話を聞いたようで、導入がまだの店舗からも「早く導入して欲しい」といった好意的な声が多く上がっています。全店舗の導入となると大がかりですし、躊躇してしまう気持ちもはじめはありました（笑）。でも、現場からそういう声が上がってきたことで、「これでいいんだ」と私の中で踏ん切りがつきました。

熊城様　Shiftmationでは早番や遅番回数のバランスなどのように、シフトの公平性も考慮して自動作成してくれるので、作成者の精神的な負担が軽減できる部分でもすごくありがたいと思います。

柘植様　各店舗のシフトを皆が見られるようになったことで、エリアマネージャーが近隣店舗のシフト状況を見ながら、人員を柔軟に配置できるようにもなりましたね。以前は、店舗のシフトを確認したいとなったら、現場から写真で送ってもらったり、エリアマネージャーが直接店舗に行って確認していました。Shiftmationであれば常に最新のシフト状況を確認できるので、そういったやりとりの手間や移動時間が省け「楽になった」という声が上がっています。

能塚　Shiftmationには、ヘルプ調整の機能もあるんです。今後もヘルプ調整機能は拡充を予定しているので、ぜひご案内させてください。それ以外にも、Shiftmationで「こういったことがやりたい」といったご要望が出てくれば、ぜひ都度お話を聞かせていただきたいです。

——　現場の声を丁寧に汲み取るサポートチームへの安心感

能塚　リバース東京様の導入にあたっては、金子をはじめ4名のチームがサポートをしています。サポートチームへの印象はいかがでしょうか。

柘植様　現場に寄り添っていただいているというのが、一番の印象です。同じ会社とはいえ、各店舗、シフト作成には独自のルールや悩みがあります。また、シフト作成者がそういったルールや悩みをうまく言語化できない場合もあります。私が隣で聞いていて「どういうことだろう」と疑問に思うことを、金子さんたちは「これはこういうことですね」としっかり汲み取って設定案内に落とし込んでしまうのがすごいところですね。非常に助かっています。

金子　以前、御社のセラピストさんのインタビューを拝見したんです。「施術をすることで、お客さまの心がほぐれて、本音でストレスや悩みについて話してくれる瞬間がある」っていったことを書かれていたのですが、私たちにも同じような瞬間があると感じています。

ポーカーフェイスの方が、Shiftmationでシフトを組んでみて「あ、すごい。楽になった」って笑顔になって、「実はここで苦労していたんです」と話してくださる。その瞬間、私たちもとても嬉しく思うんです。

柘植　私たちが金子さんたちに「これってできますか？」と伺って、「できない」という回答を聞いたことがない気がします。直接的にできない場合はもちろんあるのですが、その場合は「こちらを使ってください」と代案を提案いただけます。「これはできない」っていう、ネガティブな話をしたことがないですね。サポートいただく皆さんは、本当に丁寧な方が多いなという印象です。

金子　ありがとうございます。Shiftmationを末永く使っていただくためにも、ストレスなく気持ちよく活用いただける方法をご提案できるように心がけています。

能塚　最後に、今後のシフトメーションに対するご要望やご期待があればお聞かせください。

柘植様　そうですね。今は導入したばかりなので、まずは私たちがしっかり使いこなしていくことですね。そのうえで、これからどんどん要望などが出てくるのだと思っていますが、生産性の管理やヘルプ調整機能のような売り上げを最大化する機能改善は楽しみにしています。また、これから全店に導入をするにあたって、中には否定的な声が上がってくることもあると思います。その際はぜひご相談をさせていただいて、より良い形で運営できるようにサポートいただければ嬉しいです。

能塚　もちろんです。私たちも導入だけでなく、運用定着までサポートすることが一番だと考えています。金子を中心に、チームでご支援します。本日は貴重なお時間をいただきありがとうございました。今後もShiftmationをよろしくお願いします。