——　複雑なシフト条件で作成に時間がかかり、ときにヒューマンエラーも...

能塚　まずは、シフト作成自動化のきっかけについて教えてください。

岡田様　日本の共通課題として労働人口の減少があります。もちろん当社も例外ではないため、課題解決のために業務効率化を図るプロジェクトが立ち上がりました。特に時間がかかっていた業務が事務作業です。私たちは各自治体の皆様を中心に業務を請け負っているのですが、アナログのやりとりが多くあります。当社で集約したデータを紙に加工して提出するといった作業は手間暇が必要です。

そんな中、事務作業の効率化のひとつとして上がったのが「シフト作成の自動化」でした。業務効率化に向けたプロジェクトを進めていく中、現場で働く社員にヒアリングを行ったところ、「勤務シフトの作成に苦慮している」といった声があったんです。そこで検討したのが、シフトの自動作成ツールです。当社で管轄している庄内機場でShiftmationを独自に導入していたことがあり、私たちが求める機能をすべて満たしていたことから導入を決めました。

能塚　Shiftmation導入以前は、どのような課題を抱えていたのでしょうか。

岡田様　シフト作成においては、「夜勤の班長は経験数3年以上を有する者のみ」「土・日曜の責任者は経験数3年以上の有資格者のみ」など複雑な条件を満たす必要があります。50名を超える人員を抱えるような機場にとって、複雑なシフト条件を満たしながら作成を進めるのは非常に大変な作業です。さらに、シフト作成は月単位で顧客がチェックするのですが、紙の様式に起こして提出する必要があって時間もかかります。

お恥ずかしい話ですが、人力でシフト作成を行なっていたときには、ヒューマンエラーで条件が満たされていなかったというときもあったんです。もちろん、お客様からはお叱りを受けますし、場合によっては契約条件に関するペナルティもあります。

——　シフト作成時間8割削減に。現場からは「非常に効率が良い」との声

能塚　今年1月からShiftmation導入に向けての検証をはじめ、全国展開に向けて現在動き始めているところです。愛知県の4機場は検証スタートからすでに半年が経過していますが、実際に使ってみての感想を聞かせてください。

岡田様　Shiftmation導入によって、まずはヒューマンエラーがなくなりました。先ほどお伝えした複雑なシフト条件がクリアされているかどうかをAIが判断してくれ、可視化できるシステムとなっているので非常に助かっています。

また150名ほどの人員を抱えていた4機場では、これまでシフト作成を作るのに毎月100時間程度かかっていたところが、今では20時間ほどに。作成時間が8割削減されたことで、「非常に効果が良い」という声が現場から上がっています。

能塚　そうやって数字で成果が現れているのは、我々としても非常にやりがいを感じます。使い勝手の部分でお困りのことはないでしょうか。

岡田様　簡単に希望のシフトが組めるように条件を設定さえできれば、ボタンひとつなので助かっています。とはいえ条件設定の際に、もう少し直感的に分かるような設定ボタンなどがあれば、さらに使い勝手が良くなりそうです。

能塚　ありがとうございます。条件設定は大変な作業でもあるので、秋本をはじめカスタマーサクセスチームが担当しながら、しっかりご案内しています。ただ、仰っていただいた通り表記で分かりづらい面があったり、やりたい設定をどう進めていけばいいか困ったりと、まだまだ改善の余地はあって、近々アップデートの予定があるんです。お困りの部分や率直の部分をいただくことで改善できることはあるので、今後もぜひカスタマーサクセスチームにお声がけいただければと考えています。

ほかに、システム面で改善できたらいいと感じる点はありませんか。

岡田様　今、プレミアムプランで運用していて、さまざまな機能をご用意していただいているのですが、正直、まだ使いこなせていないと感じています。お知らせ機能による通知でなんとなくは把握しているのですが、「この機能は具体的にこういった使い方ができますよ」といった提案をいただける場があればうれしいです。

また、他の企業さんがどんな機能をどのように使っているのかといった事例紹介をメールなどでいただければ、どんどん活用の幅が広がるのではないかと感じています。私たちも、もっと使いこなしていきたいという思いはあって。来月ぐらいから、タイムカード機能を使えるように準備中です。

能塚　確かに、どんな機能が一番御社にマッチするのか、機能表だけでは分かりづらい部分がありますよね。ぜひカスタマーサクセスチームを通してご提案させてください。

——　素早い対応で満足のサポート体制。今後はタレントマネジメントにも活かしたい

能塚　現在、秋本中心にカスタマーサクセスチームが導入サポートをおこなっていますが、サポート面での満足度はいかがでしょうか。

岡田様　サポートに関しても、現場から満足の声が上がっています。定期的にミーティングを開催していただくだけでなく、分からないことがあればすぐに時間をとって秋本様が対応してくださいます。また、対面ではなくていいけれど、ちょっと聞きたいことがあるといった場合、チャット機能でメッセージを送ると1時間以内を目安にアンサーをいただけるので、運用面・サポート面の双方で満足している次第です。

能塚　ありがとうございます。ちなみに、今ご利用いただいているサービス内容に限らず、今後、シフトメーションと一緒に改善したい課題などはありますか。

岡田様　人材管理にも課題に感じているんです。当社は、かなりアナログの管理を続けていて、1200名ほどの従業員の経歴や管理を担当者がバラバラに、エクセル等で管理しています。そうなるといざ新しいプロジェクトが立ち上がったときに、「プロジェクトに必要なあの経験者はどこにいるんだろう」と手作業で探さなければいけない状況なんです。

もちろん、タレントマネジメントシステムはいろんな会社さんが出されています。でも、勤務管理と連携することで、「こういう経験を積んだ人なんだな」といった人材情報がShiftmationに集約して、管理できるのであればいいなと思いますね。

能塚　ぜひ、弊社としても積極的に取り組んでいきたいです。タレントマネジメント分野では、現場に即したサービスを目指したいと考えています。現在、Shiftmation上で「この人はこんなことができる」といった情報を設定いただいていますよね。そういった情報が履歴として残ることで、「今後の事業展開を考えたら、特定のスキルを持った人をもっと増やさないといけない」といった分析ができるようになるんです。結果、育成の優先度を上げることも可能になると考えています。よろしければぜひ一緒に、ディスカッションする機会をいただきたいです。

岡田様　もちろんです。ぜひこちらからもお願いしたいです。

秋本　本格導入に向けて大きく展開していく中で、私からもご案内をしっかりさせていただきますね。これからもよろしくお願いします。

能塚　私からも、本日は貴重なお時間をいただきありがとうございました。今後もShiftmationをよろしくお願いします。