医療法人恵真会 統括本部長 平田様（写真左）
まえばる老健センター 介護部長
水﨑様（写真右）
介護
医療法人恵真会 まえばる老健センター様
—— Shiftmationをご利用になって、どのような変化がありましたか？
水﨑様
全体の業務量と、精神的な負担が大きく軽減されました。
シフト作成は、ものすごくパズルのようなものなんですよね。各部署のシフトを組むにあたって、職員ごとの色々な条件を考えながら作っていくので、本当に時間がかかります。導入以前は、実稼働で3~4日程度、通常業務の間に作成するので全体で1週間程度かかっていました。
Shiftmationを導入してからは、1日程度で完成しています。自動作成のボタンを押して、微修正は必要ですが、全体の業務量はとても少なくなりました。
そして何より、私自身の精神的な負担ですね。それがすごく軽減されました。
私たちは毎月11日始まりのシフトを作成しています。月末に職員の希望休を受け付けて、毎月8日に完成した勤務表を配布していました。今までは、毎月3日あたりになると、「早く勤務表を作成しないと」という焦りが出ていましたが、Shiftmationを導入してからは、その焦りがなくなりました！
これは目に見えない部分、シフトを作成している私にしか分からない部分ですが、業務の負担軽減に加えて、精神的な負担の軽減、というのはとても大きいですね。
土日など人数が少ないときは、私も現場に入る時があります。今までは、勤務表をどうしても8日までに出したいので、なるべくこの時期（毎月3日あたり）は現場に入らずシフト作りに専念したいなと考えていました。それでも、どうしても人が足りないので現場に出るんですが、そうするとすごく焦ってくるんですね。勤務表が間に合うかな、って。毎月、残業してシフトを作成するのが当たり前だったのですが、そこが解消されて、残業をせずにいられるのが、とてもありがたいです。
—— 法人内の管理で変わった部分はありますか？
平田様
管理者である水﨑部長のシフト作成に関わる稼働が減った部分ですね。例えば、法人全体で介護の質を上げるというプロジェクトに取り組んでいて、その分の稼働はShiftmationによって捻出できたのではないかと思います。
法人全体の観点としては、水﨑部長が職人技で時間をかけてやっていたことを効率化できました。これからは、他の職員も同様にシフトが作成できるようになれば、継続的な法人運営という観点でいいのかと思いますね。それがShiftmationであればできると考えています。
水﨑様
Shiftmatonを通じて、誰でも勤務表が作れるようになれば、他の業務や運営がスムーズにいくのかなと思います。
現状、他の部署に主任が複数名いますが、勤務表を誰が作れるかと言うと、本人たちに言わせると誰もできないと。シフトを作る時、家庭の事情で休まないといけない時であっても、今までは私が必要不可欠で、私が作成しなければならないという負担がありました。そういう時でも他部署の主任が作成できると、すごく助かるな、と。まさにそれができるのがShiftmationかと思います。
—— 具体的に便利になったところをお伺いできますか？
水﨑様 夜勤シフトの入力ミスがなくなったことです。『夜勤入り・夜勤明け・休み』というこの三日間1セットで入力していくのですが、1つズレるとシフト全体に影響が出てしまいます。こうなると以前は修正がすごく大変でした。Shiftmationならプレビュー画面で夜勤の人数も確認できるから便利ですね。
平田様 以前はどうしても手作業でやっていたからミスがあったのですね。
水﨑様 はい。確認はしていますが、同じ目でずっと見続けていると、やはり見落としがありました。月の中旬で夜勤スタッフが足りないことに気付くと、それ以降の全てが、3日間セットでパズルのように修正していかないといけないので…
平田様 ぞっとしますね。夜勤に加えて、出勤人数の漏れがなくなるということですね。
水﨑様 はい、夜勤が確実に入っているのがありがたいですね。出勤人数のチェックも、条件のプレビューを見るだけで、一目瞭然ですね。
平田様 それは良いですね。
—— ありがとうございます。今後への期待をお伺いできますか？
水﨑様 使い始めから見ると、自動作成の全体的な精度が良くなっていると実感しています。あとは、休みの数が毎月変わるので手直しをしているのですが、その部分が楽になると有難いなと思います。
平田様 例えば設定ですね。どうしても新しい条件を設定すると、先に設定した条件との兼ね合いで、どちらの条件を優先するのだろう、となってしまいます。それによって意図しない結果が出ることがあるかと思うので、そこの設定がもっと簡単にできればと考えています。
—— ありがとうございます。休日や条件の入力方法・設定方法は1月のアップデートで改善を予定しております。
自動作成のアルゴリズムも、より精度が高くなるよう日々改善しておりますので、今後にもご期待いただけると幸いです。
※2020年1月のアップデートで休日の数を月ごとに入力できるようになりました。入力方法やアルゴリズムもアップデートしております。