——　店舗拡大とともに複雑化したシフト作成をソフトウェアで解決したい。

能塚　早速ですが、シフト作成についてお伺いしたいと思います。Shiftmationを導入する前はどのようにシフトを作成していたのでしょうか。

長尾様　今より店舗が少なかったときは、各セクション・各フロアでそれぞれの担当者がシフトを作成していました。当時は少人数だったので、そこまで大変な作業ではありませんでした。それが徐々にマネージャークラスがまとめて作成するようになり、さらに会社の規模が拡大し、店舗数やスタッフ数が増えてきたことで、シフトの複雑さが増してしまったんです。

また、店舗規模の拡大に伴って、新宿店は2020年に移転リニューアルしました。以前は、1棟7階での営業だったところが、4～5階建ての3棟に。面積的に大きな変わりはなくても、働く現場の構造が変わったことでシフト作成がより複雑になってしまったと考えています。

能塚　今日ここにお伺いするまでの道中でも、御社の店舗を多く拝見して、拡大のスピードを感じました。組織の拡大に伴って、複雑化したシフト作成をソフトウェアで解決しようと思われたきっかけは何でしたか。

長尾様　きっかけは、社内で開催した若手社員のプレゼン会です。次世代育成研修として、プレゼンを行う場があるのですが、一人の部下がシフトの自動作成を提案してくれたんです。関連部署からも同様の声が上がり、差し迫って重要な課題として期限を設定してシステム導入することを決めたのです。

——　責任者クラスの業務を圧迫。膨大な情報量やヒューマンエラーでパニック状態に

能塚　スピード感をもって導入することになった決め手は、やはり店舗拡大が急速に進んだことにあるのでしょうか。

長尾様　そうですね。特に東日本エリアでは、関東エリアの店舗の数が3年前の3倍になっているんです。その中には、渋谷店、銀座店といった大型店が含まれていて、従業員の数は店舗数に比例して3倍以上に増えました。

そもそも、シフトを作成するだけでは十分ではありません。各店舗の営業時間を考慮し、出店や採用、人材の育成状況など多岐にわたる情報を扱って作成する必要があります。そうなると、ある程度ベテランのスタッフでないと作成が難しい状況になってしまったんです。

能塚　責任者の方がシフト作成を行う現場は多くありますが、本来あたるべき業務に十分な時間が取れないことが課題と感じられています。

長尾様　実は私も以前、KOMEHYO SHINJUKU 副店長を担当していたときに、シフトを作成していたんです。自分で作ることも大変でしたが、さらに大変だったのは業務の引き継ぎです。人事異動に伴い中村に引き継ぐことになったんですが、なかなかうまくいかなくて、非常に時間がかかってしまいました。

中村様　今考えればパニック状態になっていたと思います。人事異動でシフト作成を引き継ぐ時、理論上はできると分かっていてもやっぱり難しいんです。200人いるスタッフ一人ひとりの最寄り駅や個人的な事情など書面化されてはいないが、シフト作成に必要なさまざまな条件を頭の中にインプットする必要がある。引き継ぎとなると、200人分の膨大な情報を短期間で覚えなければならなくて……。

能塚　特に悩まれているポイントは何だったのですか？

中村様　早めにシフトが作成できたとしても、社内人事の関係で想定していたものがゼロベースになってしまったり、条件がある店舗にバランスよく人員を配置することに悩んだり……。毎回、難しいパズルを組み立てているような気持ちで取り組んでいました。

長尾様　ヒューマンエラーも悩みでしたね。エクセルやGoogleスプレッドシートなどでシフトを作成すると、画面に収まらない箇所を見るのにスクロールをする場合があります。すると、いつの間にか行がズレてしまって、気が付かないまま作成を続けてしまったこともありました。

——　直観的に操作でき、すべてのスタッフが見やすく・分かりやすい

能塚　さまざまな課題があるなかで、シフト作成ソフトの導入を決められたと思います。数あるサービスの中で、Shiftmationを選んだ決め手は何だったのでしょう。

長尾様　まず、シフト管理者・作成者だけでなく、すべてのスタッフが見やすくて分かりやすいシフト表ができること。そして、シフト作成にかかる作業時間の削減インパクトが高いことですね。

インターネットで調べてたまたま知ったShiftmationでしたが、視覚的に見やすいなと感じたのが問い合わせのきっかけです。実際にデモ画面を操作させてもらったときも、直感的に操作でき、完成したシフトの確認方法も見やすかったです。

あとは、レスポンスの速さですね。他のサービスも検討しましたが質問してもなかなかお返事が返ってこなかったり、オンライン上でのやりとりに時間がかかってしまったり……。その点、シフトメーションは、さまざまなシフトパターンを熟知されていて、こちらの意図をしっかり汲み取り、理解してくださったと感じます。

——　シフトの“見える化”で、従業員が働きやすい環境へ

能塚　実際に利用してみて、改善できた点やスタッフの皆さんの反応はどうでしたか。

長尾様　新しいシステムやソフトの導入にちょっとしたアレルギー反応は起きました。そのため、シフト作成に関係する各担当者に声をかけて、ミーティングに参加してもらったんです。作成プロセスを一緒に見てもらって、スタッフたちのソフトへの理解度を上げられるようにしました。実際に使ってみて、操作性の部分で好反応を得ています。人員をうまく配置できているだけでなく、スタッフの連勤・連休がバランスよく自動で組まれているのもありがたいですね。

中村様　“見える化”による恩恵は、シフト管理者に限らずで「ここは会社のイベントがあるんだな」「ここであの人はたくさん休みを取るんだな」というのが、どのスタッフでも視認できるというのは、すごく便利だと思います。

——　前向きにできる方法を考え、提案するサポート体制

能塚　導入支援については、カスタマーサクセスチームの成田が担当していますが、弊社のサポート体制の印象をお伺いしたいです。

長尾様　当初は、オンラインのやりとりということもあって、意思疎通がうまくいかないんじゃないかと懸念していました。果たして私たちの悩みや課題、やりたいことを理解してもらえるのかどうかといった点は、導入にあたっての一つのハードルだったと思います。

でも実際にはじめてみると、想像以上にスムーズにいきました。成田さんから「できません」って、一度も聞いたことがありません（笑）。最初からこれまで、すごく心強く「できます」って返してくれて。もちろん、無条件にできるというわけではないこともありましたが、「反面、こういった点に影響が出ます」といった点もしっかりお伝えしてくれました。何より、前向きにできる方法を考えていただけるというのが一番嬉しかったです。

成田　私たちは、お客さまがシフト作成をスムーズに進められるよう、お悩みや課題を伺って日々、提案を行っています。KOMEHYOさまは、70店舗分のシフトを一事業所内で作られているんです。当初は70店舗にすべてのスタッフが行き来する体制を想定して、Shiftmationのプログラムを組んでいて複雑化してしまっていました。そこで、私から、店舗をエリアごとに複数のグループに分け、グループごとに対応可能な従業員を設定していくご提案をさせていただいたんです。

長尾様　成田さんのご提案のように設計をしたところ、バチッとピースがハマった感覚がありました。とてもシンプルに削ぎ落とされて、多少人の手で調整する部分があったとしても、自動作成で8割以上の仕上がりになりました。

——　人事戦略の礎となる、教育育成サポート機能のリリースに期待

能塚　最後に、今後Shiftmationに期待することを教えてください。

長尾様　私たちは、ブランド品の販売買取を行うにあたって、買取には買取の、販売には販売の、それぞれ専門の知識が必要です。そのため、スタッフそれぞれの知識の見える化をShiftmationで行い、スキルを持った方をバランスよく配置しています。

今後は、スキルだけでなく教育・育成の状況が一貫して可視化されたら便利だなと感じています。「店舗拡大に伴って、A店にバイヤースキルのメンバーが3人必要になってきますよ」といった完結なレポートが出るようになると嬉しいですね。そうなれば、採用・教育・育成といった人事戦略に生かすことができ、事業拡大の礎になっていくのではと期待しています。

能塚　ありがとうございます。実は、教育育成に向けたサポート機能はちょうど開発に取り組んでいるところなんです。ぜひまた、ご提案させてください。

また、今後も「もっとこうなればいいな」「こんなふうに使えたらいいな」と思ったことは、どんどんフィードバックをいただきたいです。みなさんに便利に使っていただけるように、これからもさまざまなご提案をさせていただきますね。本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。引き続きよろしくお願いします。