製造
第一三共ケミカルファーマ株式会社様

シフト作成時間を6～7割削減
作成者の負担を軽減
シフト作成条件が可視化され、異動時の引き継ぎの効率化も

第一三共グループの医療品原薬・中間体の製造を担う第一三共ケミカルファーマ株式会社。同社では、2023年11月から館林工場で勤務シフト自動作成システム「Shiftmation」の導入に向けての検証を開始、2024年4月に本導入を決定しました。シフト自動作成のため複数社を比較検討した同社、最終的にShiftmationを選んだ理由は何だったのでしょうか。シフトメーション代表取締役の能塚正基とカスタマーサクセス担当の金子将大が、Shiftmation導入のご担当者様へお話を伺いました。

——　煩雑で大変なシフト作成をIT技術で解決したい

能塚　まずは、シフト作成の自動化を検討されたきっかけについて教えてください。Shiftmation導入以前は、どのような課題を抱えていたのでしょうか。

ご担当者様　以前は、1カ月ごとのシフトを人の手で作成していました。私たちの現場では、工程ごとに必要な作業員のスキル指標があり、その基準を考えて人員配置を行う必要があります。そのうえで、土日の出勤数の公平性や、代休をどうやって盛り込んでいくかなどを考える必要があり、とても煩雑で大変な作業だったんです。そこで、IT技術をうまく活用できないかと考えました。

導入にあたって、何社かのサービスを検討した結果、私たちの課題解決の実現ができそうだということでShiftmationを導入することに決めたんです。

能塚　他社さまの機能と比較して、どういった点が決め手となったのでしょうか。

ご担当者様　やはりシフト作成時間の早さですね。複数のシフト作成条件を設定しようとした際に、シフト作成条件の入力から自動作成まで、他のサービスは30分程度かかるところもありましたが、Shiftmationの場合は3〜5分程度で作ることができました。シフトの作成条件の設定自体、試行錯誤で難しいと感じることがあったので、そこが簡便にできるというのは一番大きかったです。あとは、金額面も決め手となりました。

能塚　実際に使ってみていかがでしたか。シフト作成時間の改善にはつながったでしょうか。

ご担当者様　導入以前と比べてシフト作成時間が6~7割削減しました。導入以前は、集中して作業してもシフト作成に2、3日かかっていましたが、Shiftmationを使えば5分程度で土台となるスケジュールができるので、そのあと、代休の割り振りや要員が不足している配置の調整など、微調整を加えるだけで作成ができるようになりました。

実際に、導入前後でやり方の比較もしてみました。以前はまっさらなところから作る必要がありましたが、Shiftmation導入後はある程度キャンバスに描かれている状態から作業ができるため作業の負担が減ったと感じています。その点は本当にありがたいですね。

——　見やすい画面で状況が把握でき、シフト作成の引き継ぎ作業が容易に

能塚　現在のご担当者様はShiftmationの導入後、シフト作成業務を引き継がれたとうかがっています。引き継ぎ作業はいかがでしたか。

ご担当者様　異動のタイミングが想定よりも早まったこと、さらに4・5月の大型連休に被るスケジュールだったので、前任者との擦り合わせ時間を調整するのが大変でしたが、Shiftmationの画面がとても見やすく、必要なシフト作成考慮が設定に可視化されていたので意外と早く把握できて助かりました。

金子　館林工場内や他の工場の方からは何か反応はありましたか。

ご担当者様　館林工場の別の課からは、「どんなふうに使っているのか。試しに使えるようなら触ってみたい」といった声がありました。また、課内の社員が別の工場に出張で行った際に、Shiftmationの話をして「どんなものか知りたい」という反応があったと聞いています。

能塚　ご希望があれば、弊社からご案内できますのでぜひご相談ください。館林工場での導入と同様に、初期設定からサポートします。

——　問い合わせにもすぐ回答。丁寧なサポート体制に満足

能塚　現在、導入から半年経ったところで、金子を中心にカスタマーサクセスチームが導入サポートをおこなっていますが、サポート体制についてのご印象や満足度はいかがでしょうか。

ご担当者様　初期設定お打ち合わせ時に丁寧に要望を聞いていただき、大変ありがたく思っています。サポート体制も、とても満足しています。Shiftmation導入時、設定をメインで担当していた前任者からも、「質問をチャットで問い合わせをしたらすぐに回答をいただけて助かった」と声がありました。

金子　高い評価をいただけて良かったです。初期設定のお打ち合わせの際に、皆様から「こんな設定をしたい」といったご要望だけでなく、設定案なども事前にご用意してくだっていたので、私としてもとても助かりました。

能塚　Shiftmationを使用して半年が経ちましたが、改善したい点などはありますか。

ご担当者様　そうですね。今は、トライアル時の設定をそのままにシフト作成を行なっていますが、徐々に特定の作業員に重たい作業が重なるなどの偏りが出てきたと感じています。先ほどお伝えしたように、作業員のスキル指標があるため、ある程度は仕方がないのですが、今後は調整していかなければいけないかなと考えています。

能塚　設定の見直しで調整できる部分があると思いますので、カスタマーサクセスチームからご提案させていただきますね。ちなみに、今後導入してほしい機能などはありますか。

ご担当者様　今は1カ月ごとにシフトが作成・閲覧できるようになっていると思います。シフト作成自体は1カ月ごとで良いと思うのですが、できれば年間通したシフトがいっぺんに見られるようになるとうれしいですね。月をまたぐ部分のシフトバランスの調整がしやすくなると思います。今は、Shiftmationで作ったシフトデータをアウトプットして、年間でスケジュール把握ができるようにエクセルも活用しています。とはいえ、エクセルデータも自分たちが望む方法を実現させるにはちょっと難しいなと感じることもあって、Shiftmationとうまく擦り合わせができたら嬉しいなと感じています。

能塚　より良い運用と改善の方向性があれば、サポートチームの金子からご連絡しますね。Shiftmationは、皆様のお声をいただきながらより使い勝手が良くなるように頻繁にアップデートをしています。例えば、最近追加された機能が「同時プレビュー」です。元々は、10個のシフト作成条件があれば、詳細画面から一つずつ個別にアラート確認が必要でしたが、同時プレビュー機能の追加により、アラートをまとめて確認できるようになりました。実際に同時プレビュー機能を活用されていると伺ったのですが、いかがでしたしょうか。

ご担当者様　すごく見やすくなって良かったです。前任者からも、視認性が上がったと好評でした。

能塚　ありがとうございます！引き続き、長いお付き合いができたらうれしいです。今後ともよろしくお願いします。