総務企画部総務課 課長 野田様
西鉄ケアサービス株式会社 サンカルナ福岡城南 支配人 井上様(写真右)
西鉄ケアサービス株式会社 サンカルナ福岡城南 マネージャー 石下谷様(写真左)

西鉄ケアサービス株式会社様

3社を試してShiftmationに決定
要望への対応スピードが圧倒的
導入しやすい初期コストも魅力

勤務シフト自動作成サービス「Shiftmation」を導入後、職場や従業員の皆様にどんな変化がありましたか?
株式会社アクシバース代表取締役の能塚が、ご利用いただいているお客様にサービスの率直な感想をうかがうこの企画。今回は、有料老人ホーム「サンカルナ」を福岡県内で展開する西鉄ケアサービス株式会社(鵜野剛社長)の「サンカルナ福岡城南」支配人を務める井上竜太様とマネージャーの石下谷祐子様、総務企画部総務課長の野田佑喜様に、システムやサービスの評価、今後への期待などをお聞きしました。

—— 毎月20時間費やしたシフト作りが3時間に

能塚 本日はお時間をいただき、ありがとうございます。早速ですが、これまでのシフト作成の悩み、困っていた点からお聞かせいただけますか。

石下谷様 やはり作成に時間がかかることが悩みで、作り始めて完成するまで20時間ぐらい費やしていました。資格の有無をみて夜勤者の組み合わせを考えたり、スタッフの公休希望を調整したり、夜勤とは別に宿直勤務もあるので組み方が複雑になり、どうしてもそれくらいかかりました。Shiftmation を使うことで今はかなり短縮できて、トータル3時間ぐらいで仕上がるようになりました。

井上様 私は介護に携わって17年になりますが、現場のマネージャーが毎月、シフト作成に格闘している様子を見てきました。システム化できたら良いのにと思ってはいましたが、なかなか着手できずにいたんです。私が支配人をしています「サンカルナ福岡城南」は、有料老人ホーム、定期巡回事業所、訪問介護事業所の3つを兼ねた施設なので、シフトが大変複雑なつくりになります。もうこれは何とかしなきゃ無理だと思って、「介護業界、シフト、作成」のキーワードでネット検索して、上位に表示された Shiftmation にまず問い合わせて、サービスを比較するため、ほかに2社、試しに申し込みました。

—— テスト導入で作成精度を高め、理想の勤務表が完成

能塚 3カ月間のテスト導入という準備期間を経て本導入になりましたが、準備期間中のサービスやサポートの印象はいかがでしたか。

井上様 Shiftmationを利用するにあたって重要な条件設定は私があらかたやって、シフトの仕上がりをマネージャーに確認してもらう流れで進めました。システムには不慣れなので、条件設定をする際は、カスタマーサクセスの成田さんにサポートしていただきました。私たちがやりたいことをちゃんとイメージしてくれて、こちらの意向を確認しながら設定の手助けをしていただいたので、初期設定は比較的短時間でできましたね。

能塚 石下谷様も準備期間の設定には関わっていらっしゃったのですか。

石下谷様 一緒にやってはいましたが、Shiftmation を使った最初の月のシフト作りは、正直に言うと、自分で作ったほうが早いと思いました(笑)。大まかな条件をとりあえず入れてみた段階だったので、うまく反映できなかったんです。そこから成田さんと何度かお話をして、細かい条件設定を加えて微調整を重ねて、理想の勤務表にできました。今は Shiftmation の導入にすごく感謝しています。

井上様 完成度を8、9割まで上げるのがなかなか大変でした。テストを繰り返すうちに、自分たちも気付かなかった必要条件が見えてきて、現在のゴールに近い形になりました。

能塚 まさにそうした状況に対応するためにテスト導入期間を3カ月置いていまして、最初の粗い段階でシフト作成の全体状況を見ていただいて、そこから細かい設定を加えて徐々に精度を高めていくことをご一緒にできたらと思っていました。そのあたりはお力になれたでしょうか。

井上様 ものすごくサポートしてもらったと思いますよ。私たちが言語化できなくても、「こういうことですね」と気づいてくれますから。この条件を追加したら、こちらの条件もこのように変えましょうといった提案もしていただけました。私たちへの細やかな配慮が感じられたのが素晴らしかったです。

—— 作業短縮で生まれた時間はお客様の対応に

能塚 ありがとうございます。Shiftmationの条件設定では独自の言い回しなどもあるため、慣れるまで少し時間が必要な面もあると思います。そこはサポートいたしますのでおっしゃってください。Shiftmationを使われるようになって業務上の変化はありましたか。

石下谷様 これまでは、スタッフからの翌月の勤務希望の締め切りを10日にして、空き時間を使って20日ぐらいまでにシフトを完成させていました。今は勤務希望の締め切りは15日にして、5日後の20日ぐらいには掲示できるようになりました。完成までの日数が半分になったことで生まれた時間を使って、介護の現場に入ることもできますし、書類作成業務にも充てています。

井上様 体調が気になるお客様の様子を見に行く頻度を増やしたりする時間ができましたよね。

野田様 従業員にとっても提出期限が5日延びたことは大きいと思います。10日よりも15日のほうが翌月の家庭の都合も見えてくるでしょうから、従業員の満足度にも寄与できています。10日締め切りだと、いったん提出した後に希望休の修正をお願いするケースも出てきますが、そのお願いをするのも大変ですから。

—— 一覧表に希望休を書き込むストレスが消える

能塚 ちなみに以前は、スタッフの皆様は勤務希望をどういう形で提出していたのですか。

石下谷様 スタッフの名前と日付が入った1枚の用紙にそれぞれが、月3日と決めていた希望休を書き込んでいました。

野田様 一覧になっているから、先に書いた人と同じ日に休みの希望を入れるのは気が引けるし、新入りのスタッフは気を遣うよね。

井上様 この人はいつも土日ばかり休みの希望を出すとか、そういうところを見ている人はいるので、気を遣うし、お互いにストレスも感じますよね。

石下谷様 それは確かにあって、Shiftmationになって解消された点です。今は勤務希望をみんなスマホから入力するので、誰がどの日に休みを希望したか、ほかの人はわからないですし、締め切り前ならばスマホから修正もできます。また、月の休み希望は3日までとしていたルールもなくして、自由に休み希望を出してもらうようにしました。Shiftmationを使って自動作成した後に人員の調整をすれば良いので、あらかじめ制限を付ける必要がなくなりました。ただ、自動作成した後に届いた追加の希望は反映できないので、その場合はいったん削除して、新たに入力する形になるのがちょっと不便かなと思います。

—— 試して感じた他社サービスとの違い

能塚 そのあたりのお話は成田からも報告を受けていて、近く改善します。シフトを作り始めて、途中で希望を提出されたりすると、行き違いが生じる恐れがあるのでロックをかけていましたが、おっしゃっていただいた通り、追加で受け付けないといけないのに、作成したものを一度全部消さなければならないのは、それはそれで大変です。締め切った後に追加提出を受け付けるロック解除機能を導入する予定にしています。
※編集注:2022年1月28日のアップデート実装済み。
行き違い防止にロックをかけますが、作成者の操作でロックを解除できるようになりました。

井上様 私が感心するのは、こうした意見を受けてのアップデート対応が早いところです。そこがShiftmationの良さですよね。先ほど導入時にお試しで、別の2社のサービスを使ってみたと話しましたが、そういうアップデートをしている様子があまり見られなかった。使い勝手も圧倒的にShiftmationが良かったんです。

—— 不安に感じたときはシフトをシミュレーション

能塚 ありがとうございます。私たちは皆様の一番の困りごとである、長時間かけてのシフト作成を解決しようと、まずはそこに特化しました。そこから先の勤怠機能などは会社ごとに事情が違うと思いますので、プランを分けて、必要な機能を選んでいただきながら対応しようと考えています。そのほかに、Shiftmationの導入前と後で変わったなと思われることや、スタッフの皆様の反応などはいかがでしょうか。

石下谷様 紙に書いて希望休を集めるのは廃止しました。今はみんなスマホから提出していますが、それも抵抗なくスムーズに移行できました。シフトを作る側の私としては、来月はうまく回せるかなと気になるときがあるんです。そんな時はShiftmationを使って、こんな感じで回せそうかなとシミュレーションを作ったりしています。

野田様 スタッフの1人が来月退職するとか、こういう公休希望が入っているとわかっていると、人員が足りるかどうか、マネージャーは不安になるものなんです。ふと気になったときにシミュレーションできると心理的負担が軽くなると思います。

—— 適正人員の管理機能や勤怠管理との連携に期待

能塚 Shiftmationや弊社への要望、今後期待するところをおうかがいできますか。

井上様 収支を管理する立場なので人件費の見合いから、適正人員かどうかを管理確認できる機能があれば、より便利かなと思います。私たちは介護保険事業所を兼務しているので、人員配置基準で決められた常勤換算数を出したり、勤怠管理と紐づけないといけなかったりするので、次のステップでShiftmationがそういうものと連携できると、私たちも管理しやすくなると思いますね。

能塚 ご意見をありがとうございます。現在、全体の勤務時間が分析できる機能や、人件費管理で例えば、日中と夜間の時給を入れておいて、個別の月額人件費がわかるようにするなどの新たな機能を準備しているところです。

井上様 これまでもアップデートを繰り返して、より便利になっていますが、勤怠管理との連携ができるようになると便利さが増すので、さらに期待しています。

野田様 私たちは西鉄ケアサービスの中だけで、シフトの組み方や人員配置を考える知恵しかありません。もっと効率良くやれる人員配置や人の回し方もあると思うので、同業者や他業種も含めて、そうした良い取り組み事例を共有していただけたらと思います。そのあたりは、アクシバースさんだからこそできるのではないかと期待しています。

能塚 こういったものがベースにありますよといったご提案ができるように考えたいと思います。今後もご要望やお困りごとなどがありましたら、小さなことでもお気軽にチャットからお声掛けいただき、ご相談できたらと思います。お時間をいただき、ありがとうございました。