株式会社メグラス 社長 中島様(写真)
住宅型有料老人ホーム めぐらす葵 三浦様

株式会社メグラス様

8時間×3日間の手作業が3、4時間に
導入から1年で10事業所へ運用拡大
伴走してくれたサポート担当者に感謝

勤務シフト自動作成サービス「Shiftmation」を導入後、職場や従業員の皆様にどんな変化がありましたか?
株式会社アクシバース代表取締役の能塚が、ご利用いただいているお客様にサービスの率直な感想をうかがうこの企画。今回は、名古屋市を中心に介護事業を展開する株式会社メグラス(飛田拓哉代表)様にご協力いただき、社長の中島加織様と、同社施設の一つで、住宅型有料老人ホーム「めぐらす葵」管理者の三浦由稀様に、Shiftmation導入から1年を振り返って、サービス内容やサポート体制の印象、改善の要望まで語っていただきました。

—— 愛知県内で介護事業所を運営する設立12年のメグラス

能塚 本日はお時間をいただき、ありがとうございます。最初に簡単な自己紹介と事業内容をお伺い出来ますか。

中島様 株式会社メグラスの社長をしています中島加織です。メグラスは名古屋市や安城市などの愛知県内で、介護付き有料老人ホールや住宅型有料老人ホーム、グループホームなど10の介護事業所を運営しています。2010年に最初の施設「あんしんせいかつ葵」(現・めぐらす葵)を開設して今年で12年目になります。従業員は事業所とサポート部門のホールディングスを合わせて約200人です。私は介護職として働き始めたオープニングメンバーで、代表の飛田と試行錯誤しながら運営に携わってきました。

三浦様 株式会社メグラスの三浦由稀です。メグラスの施設の中でも入居者様の数が一番多い108の居室を備えた「めぐらす葵」の管理者をしています。私は、新卒第1期生として入社し、今年で6年目になります。

能塚 Shiftmationを導入いただいて1年、ありがとうございます。まず最初に、導入前のシフト作成の悩みと、Shiftmationをお知りになったきっかけをお聞かせいただけますか。

—— バラバラな勤務形態、シフト作成者に負担感

中島様 設立からしばらくは、私や飛田も勤務シフトを作っていましたが、職員数もまだ少なかったので、そんなに大変さを感じたことはなかったんです。それからだんだん職員数が増えて、私もシフト作りから離れてしまって、ある時、現場の職員が作っているのをみて、こんなに苦労しているんだと気付いたのが1年ほど前でした。シフトの形態や勤務の時間帯の種類がたくさんあって、いや、これを手作業で作るのは大変だと。それから飛田が調べてくれて、こういう自動作成サービスがあるよと、Shiftmationを教えてくれたのがきっかけでした。

三浦様 私も以前は手作業で作っていましたが、その作業の大変さと同様に困っていたのが、シフトを作成できる職員が限られることでした。スタッフそれぞれの勤務事情を加味しながら作るのは、誰にでもできることではないので、特定の人に負荷がかかってしまうのが悩みでした。

—— 無理難題をクリアできたシステムとサポート

能塚 手作業だとシフト作成者が限られるという悩みはいろんな会社の方もおっしゃっていますね。テスト導入期間に設定や改善を加えて正式導入の形になりましたが、初めてShiftmationを利用された時には、どのような印象をもたれましたか。

三浦様 最初のテスト導入時は、パソコン操作に抵抗のある職員が使えるのか心配しましたが、触っていくうちに慣れてきたので、その問題はすぐに解消しました。シフトの設定に関しては、医療や介護業界のような複雑な勤務シフトにすごく対応したシステムだと思います。事業所にはパートや学生アルバイトもいるので、個々人の事情から勤務形態は本当にバラバラなのですが、それにうまく対応した条件設定を、私たちと一緒にカスタマーサクセスの成田さんが考えてくれました。私がうまく言語化できない条件なども、「こういうことで大丈夫ですか」とくみ取って確認しながら進めてくれて、困ったときにはチャットや電話で常に対応していただきました。メグラスが実現したいことを一緒に形にしてくださったと感謝しています。

中島様 成田さんにサポートしてもらえたことで全施設へ導入できたと思っています。10の事業所は、人員配置が決まっている施設もあれば、そうでないところもあって形態はさまざまです。それに合わせた事業所ごとの要件設定が必要になるため、作業の途中で気付いて変更を加えてもらうなど、結構な無理難題を申し上げました。その一つひとつに対応いただけたことが、すごくありがたかったです。

—— 勤務シフト作りで時間短縮と公平感を実現

能塚 私たちもShiftmationというサービスそのものだけでなく、運用面でのサポートが大事だと思って力を入れているところなので、大変うれしいお話です。続いて導入の前後で、シフト作成に要していた時間やそのほかで何か変化があれば教えていただけますか。

中島様 やはりシフト作成にかかっていた時間数は大きく減りました。これが一番の変化です。例えば、「めぐらす葵」のように職員が60人もいる施設では、シフト作成に以前は3日かかっていました。それも1日10分の3日間ではなくて、1日8時間作業して2日か3日かかっていたと知って、私も衝撃でした。それが今はどの事業所も作成時間は3、4時間です。短縮できた時間を、もっと違ったことに使えたのにと今更ながら思います。そのほかの変化では、シフトの公平感が出たことですね。本来あってはいけないことですが、作成者が自分の希望を優先するようなシフトがどうしても作られがちでした。見るとわかるんですよ。自動化したことでその不公平感が解消されたと思います。もう一つ挙げると、事業所のパソコンを開かないと勤務表が見られなかった環境から、自宅にいてスマホから確認できるのも大きな変化です。これらの変化から、職員の精神的負担が軽くなり、満足度の向上にもつながったように思います。

三浦様 中島の意見に追加するならば、就業規則をはじめとした法人全体のルールが徹底されたことがあります。これまでは事業所ごとにシフトを作っていたので、この施設は4連続勤務まで、ここは5連勤までOKなどと独自に勤務ルールを決めて、その独自ルールを他施設が知る機会もなかったんです。それがShiftmationの導入で明らかになりました。同じ法人で働いているわけですからルールの統一は必要で、その改善が図れたのも導入による大きな変化だと思います。

—— Shiftmationで8割方のシフトが完成

能塚 Shiftmationの導入で、2、3日かかっていたシフト作成時間が平均3、4時間になったとのことですが、作業内容の変化をもう少し具体的にうかがいたいのと、導入後の職員の皆様に何か変化などありましたか。

三浦様 現状のシフト作りは、Shiftmationで自動作成した後に、何日のこの時間帯は何人足らないなどが一目でわかるので、あとはその過不足を作成担当者が調整するだけなんです。感覚的に言うと、Shiftmationの作業が8割、手作業2割といった感じで作っています。事業所の職員から聞こえてくる声としては、間違えて出勤するスタッフが減ったことですね。以前は、事業所のパソコンを開いてログインして最新の勤務表を確認していましたが、その手間を面倒に感じる人もいて、勤務表を印刷して持ち帰ったりしていました。ただ、シフトは結構変わるので、印刷した古い勤務表をみて、出勤時間を間違えることがあったんです。明日、明後日の最新のシフトを手元のスマホで確認できますし、今では希望休をスマホから提出するスタッフが大半なので、その便利さは好評です。

能塚 最後になりますが、Shiftmationの改善に関する要望や今後期待することなどをうかがえますか。

三浦様 要望という点では、最初に設定した条件は管理者しか変更できない、シフト作成者は触れないロック機能があると良いように思います。これがあれば、法人全体のルールから外れて、事業所独自の条件を加えてシフト作成するようなことは防げるかなと思います。

能塚 事業所単位で操作できる条件と、法人全体で統一したものは管理者以外、操作できないような設定に分けようかと、いま検討を進めています。貴重なご意見をありがとうございます。最後になりますが、中島様から一言いただけますか。

中島様 このShiftmationが、実際に介護事業所で使われている例は、全体の数に対してまだ少ないと思いますが、シフト作成で困っている事業所は本当にたくさんあります。私たちも導入を考えた時は、10事業所全部で使っていけるのか不安がありましたが、その不安にしっかりとコミットしてくださった成田さんのサポートがあって、やり遂げられたと思っています。私と三浦とのミーティング時間を定期的につくって、不安に思うことを聞いてくれて、スピード感をもって進められるよう支えていただきました。今後もお力添えをいただきたいと思いますし、実際に利用してみて良かったという声を、私たちメグラスからもどんどん発信していきたいと思っています。

能塚 私たちも、より多くの介護事業者様にご活用いただき、お力になりたいと考えておりますので、発信していただけるのは非常にありがたいです。今後もより良いサービスに取り組んでいきますので引き続き、よろしくお願いいたします。本日はありがとうございました。